Hướng Dẫn Tạo Custom Lists Trong Excel: Tự Động Hóa Nhập Liệu Và Sắp Xếp Dữ Liệu

Table of Contents

Thời gian đọc ước tính: 8 phút

Những điểm chính:

Tự động hóa nhập liệu: Sử dụng Custom Lists (Danh sách tùy chỉnh) để điền nhanh các dữ liệu lặp lại như tên phòng ban, danh sách nhân viên bằng tính năng AutoFill.
Sắp xếp dữ liệu nâng cao: Vượt qua giới hạn sắp xếp A-Z mặc định bằng cách thiết lập trật tự riêng (ví dụ: Cao, Trung bình, Thấp).
Quy trình thiết lập: Truy cập thông qua File > Options > Advanced để tạo và quản lý danh sách.
Nhập dữ liệu linh hoạt: Hỗ trợ nhập thủ công trực tiếp hoặc nhập từ một vùng ô (range) có sẵn trong bảng tính.

Excel sở hữu nhiều tính năng mạnh mẽ giúp người dùng xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Một trong những công cụ hữu ích nhưng ít được biết đến là Custom Lists (Danh sách tùy chỉnh). Tính năng này đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện tốc độ làm việc hàng ngày của các nhà phân tích dữ liệu và nhân viên văn phòng.

Khi bạn cần nhập các dãy số hoặc tên tháng từ tháng 1 đến tháng 12 vào một cột, việc nhập thủ công từng ô là không cần thiết. Excel cho phép bạn nhập “Tháng 1” vào một ô, sau đó sử dụng Fill Handle (tay nắm điền) để kéo xuống và tự động điền các tháng còn lại. Hệ thống nhận diện chuỗi dữ liệu này vì tên tháng là thông tin phổ biến và được cài đặt mặc định.

Tuy nhiên, đối với các dữ liệu đặc thù của doanh nghiệp như tên phòng ban, danh sách chi nhánh, hoặc tên sản phẩm, Excel không thể tự động nhận biết. Thay vì phải sao chép và dán (copy-paste) thủ công mỗi lần cần sử dụng, bạn có thể thiết lập Custom Lists. Sau khi thiết lập, bạn chỉ cần nhập giá trị đầu tiên và kéo Fill Handle, Excel sẽ điền toàn bộ danh sách một cách chính xác.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo Custom Lists trong Excel và ứng dụng chúng để sắp xếp dữ liệu theo trật tự mong muốn.

Cách tạo Custom Lists trong Excel

Excel cung cấp sẵn một số danh sách tùy chỉnh mặc định để hỗ trợ người dùng. Khi bạn nhập “Mon” (Thứ Hai) vào một ô và kéo chuột sang các ô bên cạnh hoặc phía dưới, Excel sẽ tự động điền tiếp “Tue”, “Wed”… Nếu bạn kéo vượt quá số lượng phần tử trong danh sách, chuỗi giá trị sẽ lặp lại từ đầu.

Danh sách mặc định thường bao gồm các ngày trong tuần và tên tháng (cả dạng viết tắt và đầy đủ). Đây là các tiêu chuẩn quốc tế cố định và không thay đổi.

Danh sách tùy chỉnh mặc định có sẵn trong Excel như ngày và tháng

Để phục vụ nhu cầu công việc cụ thể, bạn có thể tạo danh sách riêng. Ví dụ: Bạn thường xuyên phải nhập danh sách các phòng ban như “Nhân sự”, “Kế toán”, “IT”, “Kinh doanh”. Việc tạo Custom List giúp bạn truy xuất toàn bộ danh sách này chỉ bằng cách gõ “Nhân sự” và kéo chuột.

Bộ dữ liệu mẫu về tên các phòng ban trong công ty

Quy trình từng bước tạo Custom List

Thực hiện theo các bước dưới đây để thiết lập danh sách của riêng bạn:

Nhấp chọn thẻ File trên thanh công cụ Ribbon.

Nhấp vào thẻ File trên thanh công cụ Excel
Chọn mục Options (Tùy chọn) nằm ở cuối danh sách menu bên trái. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Excel Options.

Chọn mục Options trong giao diện Backend của Excel
Trong hộp thoại Excel Options, chọn thẻ Advanced (Nâng cao) ở cột bên trái.

Chọn thẻ Advanced trong hộp thoại Excel Options
Cuộn xuống phần General (Chung). Tại đây, bạn sẽ thấy nút Edit Custom Lists… (Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh). Nhấp vào nút này.

Nhấp vào nút Edit Custom List trong phần General
Hộp thoại Custom Lists xuất hiện. Tại đây bạn có hai phương pháp để thêm dữ liệu:
- Nhập thủ công: Tại ô “List entries”, gõ các giá trị bạn muốn, phân tách nhau bằng dấu phẩy hoặc phím Enter (xuống dòng).
- Nhập từ ô tính (Khuyên dùng): Nhấp vào biểu tượng mũi tên ở mục “Import list from cells”, sau đó quét chọn vùng dữ liệu chứa danh sách trên bảng tính của bạn.Nhập danh sách tùy chỉnh vào Excel thông qua hộp thoại
Nhấp nút Import (nếu chọn từ ô tính) và sau đó nhấn Add.

Sau khi nhấn Add, danh sách mới của bạn sẽ xuất hiện trong khung “Custom lists” ở bên trái, nằm dưới các danh sách mặc định của Excel.

Danh sách tùy chỉnh mới đã trở thành một phần của hệ thống Excel

Mẹo chuyên gia: Bạn có thể kết hợp tính năng này với Named Ranges (Vùng được đặt tên). Thay vì chọn địa chỉ ô cụ thể (ví dụ: A1:A10), bạn nhập tên của vùng dữ liệu vào trường “Import list from cells”. Điều này giúp quản lý dữ liệu khoa học hơn, đặc biệt trong các bảng tính phức tạp.

Khi danh sách đã được lưu vào hệ thống backend của Excel, bạn có thể sử dụng nó ngay lập tức. Hãy thử nhập giá trị đầu tiên của danh sách vào một ô bất kỳ và sử dụng Fill Handle để kiểm tra kết quả.

Hoàn thành danh sách phòng ban tùy chỉnh bằng cách sử dụng Fill Handle

Khả năng điền dữ liệu tự động chỉ là một phần lợi ích. Ứng dụng mạnh mẽ tiếp theo của Custom Lists nằm ở khả năng kiểm soát trật tự sắp xếp dữ liệu.

Tạo tiêu chí sắp xếp riêng bằng Custom Lists

Trong phân tích dữ liệu, thứ tự bảng chữ cái (A-Z) không phải lúc nào cũng phù hợp. Một ví dụ điển hình là khi bạn cần sắp xếp mức độ ưu tiên hoặc đánh giá chất lượng: High (Cao), Medium (Trung bình), và Low (Thấp).

Bộ dữ liệu cần sắp xếp dựa trên danh sách tùy chỉnh

Nếu sử dụng tính năng sắp xếp A-Z thông thường, Excel sẽ trả về kết quả theo thứ tự chữ cái: High, Low, Medium. Kết quả này không phản ánh đúng logic mức độ giảm dần mà người phân tích mong muốn.

Custom Lists giải quyết triệt để vấn đề này. Bạn có thể định nghĩa thứ tự logic cho Excel hiểu rằng “Medium” phải đứng sau “High” và trước “Low”.

Đầu tiên, bạn cần tạo một Custom List với thứ tự: High, Medium, Low (theo các bước đã hướng dẫn ở phần trên).

Tạo danh sách tùy chỉnh High Medium Low

Sau khi danh sách đã tồn tại, hãy thực hiện quy trình sắp xếp như sau:

Chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp xếp (bao gồm cả hàng tiêu đề).
Chuyển đến thẻ Data trên thanh Ribbon.

Nhấp vào thẻ Data trên thanh công cụ
Trong nhóm “Sort & Filter”, chọn biểu tượng Sort (Sắp xếp) để mở hộp thoại quản lý.

Nhấp vào tùy chọn Sort trong thẻ Data
Thiết lập các thông số trong hộp thoại Sort:
- Sort by (Sắp xếp theo): Chọn cột chứa dữ liệu cần sắp xếp (ví dụ: Priority).
- Sort On (Sắp xếp dựa trên): Giữ nguyên là “Cell Values”.
- Order (Thứ tự): Nhấp vào menu thả xuống và chọn Custom List…Thiết lập tiêu chí sắp xếp là danh sách tùy chỉnh HML
Hộp thoại Custom Lists hiện ra, bạn chọn danh sách “High, Medium, Low” đã tạo trước đó và nhấn OK.
Nhấn OK một lần nữa tại hộp thoại Sort để áp dụng.

Dữ liệu của bạn lúc này sẽ được sắp xếp chính xác theo mức độ ưu tiên: Các hàng có giá trị “High” lên đầu, tiếp theo là “Medium” và cuối cùng là “Low”.

Dữ liệu đã được sắp xếp dựa trên tiêu chí tùy chỉnh

Lưu ý: Bạn có thể tạo danh sách tùy chỉnh ngay trong quá trình thiết lập sắp xếp (tại Bước 4) mà không cần phải vào Excel Options trước. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi bạn phát sinh nhu cầu sắp xếp đột xuất.

Các trường hợp sử dụng thực tế của Custom Lists

Việc áp dụng Custom Lists không chỉ giới hạn ở các ví dụ cơ bản. Dưới đây là những tình huống nghiệp vụ cụ thể mà tính năng này chứng minh hiệu quả rõ rệt:

Quản lý chu kỳ bán hàng (Sales Pipeline):
Trong bán hàng, các giai đoạn thường theo quy trình: “Khách hàng tiềm năng” -> “Đã liên hệ” -> “Gửi báo giá” -> “Đàm phán” -> “Chốt đơn”. Sắp xếp theo tên sẽ làm đảo lộn quy trình này. Custom List giữ cho báo cáo bán hàng hiển thị đúng tiến độ phễu bán hàng.
Báo cáo tài chính và Kế toán:
Các bảng cân đối kế toán thường yêu cầu thứ tự cụ thể không theo bảng chữ cái, ví dụ: “Tài sản ngắn hạn”, “Tài sản dài hạn”, “Nợ phải trả”, “Vốn chủ sở hữu”. Việc thiết lập sẵn danh sách này giúp kế toán viên tạo báo cáo nhanh chóng và chuẩn xác.
Giáo dục và Đào tạo:
Giáo viên có thể lưu danh sách học sinh của lớp theo thứ tự mong muốn (không nhất thiết là A-Z mà có thể theo nhóm học tập). Khi nhập điểm cho nhiều bài kiểm tra khác nhau, giáo viên chỉ cần kéo danh sách tên thay vì nhập lại hoặc copy từ file khác, giảm thiểu rủi ro sai sót tên học sinh.
Khảo sát và Phân tích thị trường:
Khi xử lý dữ liệu khảo sát có thang đo Likert (ví dụ: Rất không đồng ý, Không đồng ý, Trung lập, Đồng ý, Rất đồng ý), việc sắp xếp dữ liệu để vẽ biểu đồ đòi hỏi phải dùng Custom List để các thanh biểu đồ hiển thị theo đúng trình tự logic cảm xúc chứ không phải thứ tự chữ cái.
Quản lý Kho và Chuỗi cung ứng:
Sắp xếp hàng hóa theo kích cỡ (Size) quần áo là ví dụ điển hình: S, M, L, XL, XXL. Nếu sắp xếp thường, Excel sẽ xếp L lên trước M và S. Custom List là giải pháp duy nhất để quản lý kho hàng thời trang hiệu quả trên Excel.

Các hạn chế cần lưu ý

Mặc dù Custom Lists rất hữu ích, người dùng cần nắm rõ một số giới hạn kỹ thuật để tránh gặp lỗi trong quá trình sử dụng:

Giới hạn ký tự: Tổng độ dài của một Custom List không được vượt quá 255 chuỗi (mục) và ký tự đầu tiên phải là chữ cái hoặc số.
Phạm vi lưu trữ: Custom Lists được lưu trữ trong máy tính của người dùng (trong Registry), không phải trong file Excel. Điều này có nghĩa là nếu bạn gửi file Excel cho đồng nghiệp, họ sẽ không thể sử dụng tính năng AutoFill danh sách đó trừ khi danh sách đó cũng được cài đặt trên máy của họ. Tuy nhiên, thứ tự sắp xếp (Sorting) đã áp dụng trong file sẽ vẫn được giữ nguyên.
Chỉ hỗ trợ văn bản: Custom Lists hoạt động tốt nhất với dữ liệu dạng văn bản (Text). Đối với dữ liệu số hoặc ngày tháng phức tạp, Excel có các cơ chế xử lý riêng.

Việc hiểu rõ cách tạo và vận dụng Custom Lists trong Excel là kỹ năng thiết yếu giúp nâng cao năng suất làm việc. Từ việc nhập liệu nhanh chóng đến khả năng phân tích dữ liệu theo logic tùy biến, công cụ này mang lại sự linh hoạt tối đa cho người dùng chuyên nghiệp.

FAQ (Câu hỏi thường gặp)

Custom List có giới hạn số lượng mục không?
Có, Excel giới hạn 255 mục trong một danh sách tùy chỉnh. Nếu danh sách của bạn dài hơn, bạn nên cân nhắc sử dụng các phương pháp khác như VLOOKUP hoặc bảng phụ.

Làm thế nào để xóa một Custom List đã tạo?
Bạn quay lại đường dẫn File > Options > Advanced > Edit Custom Lists. Trong hộp thoại, chọn danh sách muốn xóa ở khung bên trái và nhấn nút Delete. Lưu ý rằng bạn không thể xóa các danh sách mặc định (ngày, tháng) của Excel.

Custom List có phân biệt chữ hoa chữ thường không?
Không, Custom List trong Excel không phân biệt chữ hoa chữ thường (case-insensitive). Ví dụ, nếu danh sách của bạn là “Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM”, khi bạn gõ “hà nội” và kéo Fill Handle, Excel vẫn sẽ điền tiếp “đà nẵng, tp.hcm” (giữ nguyên định dạng chữ thường bạn vừa gõ) hoặc điền đúng theo danh sách gốc tùy thuộc vào cài đặt, nhưng nó hiểu đó là cùng một giá trị.

Tôi có thể chia sẻ Custom List cho máy tính khác không?
Custom List được lưu cục bộ trên máy tính. Để chuyển sang máy khác, bạn cần mở file Excel chứa danh sách đó trên máy mới, vào phần cài đặt Custom List và chọn Import để lưu danh sách đó vào hệ thống Excel của máy mới.

Tại sao tôi không thấy nút Edit Custom Lists?
Nút này nằm sâu trong phần Advanced của Excel Options. Hãy chắc chắn bạn đã cuộn xuống gần cuối khu vực “General” (Chung). Trên Excel cho Mac, đường dẫn có thể khác một chút (Excel > Preferences > Custom Lists).

Nguồn tham khảo

Microsoft Support: Create a custom list for sorting and filling data
GCFGlobal: Working with Flash Fill in Excel
ExcelJet: How to use Custom Lists
TrumpExcel: How to use Fill Handle in Excel