Thời gian đọc ước tính: 12 phút
Những điểm chính:
- Hiểu rõ cơ chế bảo mật của Excel đối với Macro và rủi ro tiềm ẩn.
- Phương pháp bật Macro vĩnh viễn cho từng tệp cụ thể thông qua Thanh Cảnh Báo và Backstage.
- Cách kích hoạt Macro tạm thời cho một lần làm việc duy nhất.
- Thiết lập “Vị trí tin cậy” (Trusted Locations) để tự động chạy Macro an toàn.
- Quản lý cài đặt Trust Center để kiểm soát toàn bộ quyền truy cập Macro.
Macro trong Excel là công cụ mạnh mẽ giúp bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và mở rộng chức năng vượt ra ngoài các công thức có sẵn. Tuy nhiên, theo mặc định, Microsoft Excel sẽ vô hiệu hóa Macro để bảo vệ người dùng khỏi các mã độc tiềm ẩn. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các phương pháp để bật Macro một cách an toàn và quản lý cài đặt bảo mật hiệu quả.
Cảnh Báo Quan Trọng Trước Khi Bật Macro
Macro mang lại hiệu suất làm việc vượt trội, giúp tiết kiệm hàng giờ thao tác thủ công. Tuy nhiên, chúng hoạt động dựa trên ngôn ngữ lập trình VBA (Visual Basic for Applications), điều này đồng nghĩa với việc chúng có khả năng thực thi các lệnh hệ thống.
Nếu bạn nhận được một tệp Excel từ nguồn không xác định hoặc tải xuống từ internet, bạn không nên vội vàng bật Macro. Một đoạn mã độc hại được nhúng trong Macro có thể:
- Cài đặt phần mềm độc hại (malware) vào máy tính của bạn.
- Xóa hoặc đánh cắp dữ liệu quan trọng trong ổ cứng.
- Tự động gửi email spam từ tài khoản của bạn.
Để ngăn chặn những rủi ro này, Excel thiết lập chế độ mặc định là tắt tất cả Macro. Trách nhiệm kiểm tra tính an toàn của tệp tin thuộc về người sử dụng. Mỗi khi bạn mở một tệp có chứa Macro, Excel sẽ hiển thị một thanh cảnh báo màu vàng và yêu cầu bạn xác nhận thủ công. Dưới đây là các phương pháp để xử lý yêu cầu này.
Bật Macro Cho Một Tệp Cụ Thể (Vĩnh Viễn)
Nếu bạn làm việc với một tệp tin từ nguồn đáng tin cậy (ví dụ: báo cáo nội bộ công ty hoặc tệp do chính bạn tạo ra), bạn có thể cấp quyền chạy Macro cho tệp đó. Các phương pháp sau sẽ ghi nhớ trạng thái “Tin cậy” cho tệp, giúp bạn không phải thao tác lại trong những lần mở sau.
Sử Dụng Thanh Cảnh Báo Bảo Mật (Yellow Security Bar)
Khi mở một tệp Excel có chứa Macro (thường có định dạng .xlsm hoặc .xlsb), bạn sẽ thấy một thanh thông báo màu vàng xuất hiện ngay dưới thanh công cụ ribbon.
Thanh cảnh báo bảo mật màu vàng yêu cầu bật macro trong Excel
Nếu bạn chắc chắn tệp này an toàn, hãy thực hiện thao tác sau:
- Nhấn vào nút Enable Content (Bật nội dung) nằm trên thanh màu vàng.
Nhấn vào nút Enable Content để kích hoạt macro
Ngay sau khi bạn nhấn nút này, thanh cảnh báo sẽ biến mất và các đoạn mã Macro sẽ được phép hoạt động. Đồng thời, Excel sẽ đánh dấu tệp này là một Tài liệu Tin cậy (Trusted Document). Trong các lần mở tệp tiếp theo, bạn sẽ không còn thấy cảnh báo này nữa.
Lưu ý: Nếu bạn chọn đóng thanh cảnh báo bằng cách nhấn dấu X ở góc phải, Macro sẽ vẫn bị vô hiệu hóa.
Nút đóng thanh cảnh báo bảo mật màu vàng
Khi Macro bị tắt và bạn cố gắng thực hiện một thao tác yêu cầu chạy mã VBA (ví dụ: nhấn một nút bấm chức năng trên bảng tính), Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi như sau:
Sử Dụng Chế Độ Backstage (File Info)
Trong trường hợp bạn đã lỡ tắt thanh cảnh báo hoặc muốn kiểm tra trạng thái bảo mật của tệp, bạn có thể sử dụng giao diện Backstage.
- Mở tệp Excel cần bật Macro.
- Nhấn vào thẻ File trên thanh công cụ.
Nhấn vào thẻ File trên thanh ribbon
- Chọn mục Info (Thông tin) ở cột bên trái.
Chọn mục Info trong menu File
- Tại phần Security Warning, bạn sẽ thấy thông báo “Macros have been disabled”.
- Nhấn vào nút Enable Content và chọn Enable All Content.
Nhấn vào tùy chọn Enable content trong phần Security Warning
Thao tác này có tác dụng tương tự như việc nhấn nút trên thanh cảnh báo vàng: tệp sẽ được đưa vào danh sách tin cậy và Macro sẽ hoạt động bình thường.
Bật Macro Tạm Thời (Chỉ Cho Một Phiên Làm Việc)
Excel cung cấp một tùy chọn linh hoạt cho phép bạn bật Macro chỉ trong phiên làm việc hiện tại. Khi bạn đóng tệp lại, quyền này sẽ bị hủy bỏ. Lần sau mở tệp, Excel sẽ lại hỏi ý kiến bạn.
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn đang kiểm tra một tệp lạ hoặc làm việc trên máy tính công cộng/chia sẻ mạng nội bộ, nơi bạn không muốn lưu lại các thiết lập bảo mật lâu dài.
Các bước thực hiện:
- Mở tệp Excel cần xử lý.
- Vào thẻ File > chọn Info.
- Tại phần Security Warning, nhấn vào Enable Content.
- Chọn Advanced Options (Tùy chọn nâng cao). Thao tác này sẽ mở hộp thoại Microsoft Office Security Options.
Nhấn vào tùy chọn Advanced Options
- Tích chọn vào mục Enable content for this session (Bật nội dung cho phiên này).
- Nhấn OK.
Chọn tùy chọn Enable Content for this session
Sau khi hoàn tất, Macro sẽ hoạt động cho đến khi bạn đóng tệp Excel.
Bật Toàn Bộ Macro Cho Tất Cả Các Tệp (Cài Đặt Hệ Thống)
Bạn có thể cấu hình Excel để tự động chạy tất cả Macro mà không cần hỏi hay cảnh báo. Tuy nhiên, các chuyên gia bảo mật và Microsoft đặc biệt khuyến cáo không nên sử dụng thiết lập này, trừ khi bạn làm việc trong môi trường hoàn toàn cô lập và kiểm soát được mọi tệp đầu vào.
Việc bật toàn bộ Macro khiến máy tính của bạn trở nên cực kỳ dễ bị tổn thương trước các cuộc tấn công mạng thông qua các tệp Excel độc hại.
Nếu bạn hiểu rõ rủi ro và vẫn muốn thực hiện, hãy làm theo các bước sau:
- Mở bất kỳ tệp Excel nào.
- Vào thẻ File.
Nhấn vào thẻ File
- Chọn Options (Tùy chọn) ở góc dưới cùng bên trái.
Nhấn vào Options trong menu File
- Trong hộp thoại Excel Options, chọn Trust Center.
Chọn mục Trust Center trong Excel Options
- Nhấn nút Trust Center Settings…
Nhấn vào nút Trust Center Settings
- Trong cột bên trái, chọn Macro Settings.
Chọn mục Macro Settings
- Tích vào tùy chọn: Enable VBA macros (not recommended; potentially dangerous code can run).
Chọn tùy chọn Enable VBA Macros
- Nhấn OK.
Giải thích các tùy chọn trong Macro Settings:
- Disable VBA macros without notification: Tắt tất cả Macro và không hiện cảnh báo. Bạn chỉ có thể chạy Macro nếu tệp nằm trong Thư mục Tin cậy (Trusted Locations).
- Disable VBA macros with notification: (Mặc định) Tắt Macro nhưng hiện thanh cảnh báo vàng để người dùng quyết định.
- Disable VBA macros except digitally signed macros: Chỉ cho phép chạy các Macro có chữ ký số từ các nhà phát hành tin cậy. Các Macro không có chữ ký sẽ bị chặn.
- Enable VBA macros: Cho phép tất cả Macro chạy tự động.
Thiết Lập Vị Trí Tin Cậy (Trusted Locations)
Đây là phương pháp quản lý Macro chuyên nghiệp và an toàn nhất. Thay vì bật Macro cho toàn bộ hệ thống hay phải bấm xác nhận thủ công mỗi lần, bạn có thể chỉ định một thư mục cụ thể làm “Vùng an toàn” (Trusted Location).
Bất kỳ tệp Excel nào được lưu trong thư mục này sẽ tự động được bật Macro khi mở ra. Các tệp nằm ngoài thư mục này vẫn tuân theo quy tắc bảo mật chặt chẽ. Cách này rất phù hợp để lưu trữ các mẫu (template), báo cáo định kỳ hoặc dashboard.
Cách thêm một Vị trí Tin cậy:
- Vào File > Options > Trust Center > Trust Center Settings.
Nhấn vào Trust Center
- Nhấn nút Trust Center Settings.
Nhấn vào nút Trust Center Settings
- Chọn Trusted Locations ở cột bên trái. Bạn sẽ thấy danh sách các thư mục mặc định đã được Excel tin cậy.
Chọn mục Trusted Locations
- Nhấn nút Add new location… (Thêm vị trí mới).
Nhấn vào nút Add New Location
- Nhấn Browse để chọn thư mục bạn muốn chỉ định.
Duyệt tìm thư mục để thêm vào vị trí tin cậy
- (Tùy chọn) Tích vào ô Subfolders of this location are also trusted nếu bạn muốn các thư mục con bên trong cũng được tin cậy.
Tích chọn tùy chọn bao gồm thư mục con
- Nhấn OK để hoàn tất.
Từ giờ, bạn chỉ cần lưu các tệp có chứa Macro vào thư mục này để sử dụng ngay lập tức mà không cần qua bước xác thực bảo mật.
Xóa Danh Sách Tài Liệu Tin Cậy (Clear Trusted Documents)
Khi bạn chọn “Enable Content” cho một tệp, Excel sẽ ghi nhớ tệp đó là an toàn mãi mãi. Hiện tại, Excel chưa cho phép bạn gỡ bỏ trạng thái tin cậy cho từng tệp riêng lẻ. Tuy nhiên, bạn có thể xóa toàn bộ lịch sử các tài liệu tin cậy để đưa mọi thứ về trạng thái bảo mật ban đầu.
Thao tác này rất cần thiết nếu bạn nghi ngờ mình đã vô tình cấp quyền cho một tệp không an toàn trước đó.
Các bước thực hiện:
- Vào File > Options.
- Chọn Trust Center > Trust Center Settings.
- Chọn mục Trusted Documents ở cột bên trái.
Chọn mục Trusted Documents
- Nhấn nút Clear (Xóa).
Nhấn nút Clear để xóa danh sách tài liệu tin cậy
- Xác nhận hành động khi được hỏi.
Sau khi xóa, mọi tệp Excel có chứa Macro (ngay cả những tệp bạn mở thường xuyên) sẽ hiển thị lại thanh cảnh báo bảo mật màu vàng khi mở.
Lưu ý: Hành động này không ảnh hưởng đến các tệp nằm trong Trusted Locations. Các tệp trong thư mục tin cậy vẫn sẽ tự động chạy Macro.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
Câu hỏi: File .xlsx có chứa được Macro không?
Trả lời: Không. Định dạng mặc định .xlsx được thiết kế để không chứa mã VBA nhằm đảm bảo an toàn. Để lưu file có Macro, bạn phải sử dụng định dạng .xlsm (Excel Macro-Enabled Workbook) hoặc .xlsb (Excel Binary Workbook).
Câu hỏi: Tại sao tùy chọn Macro Settings của tôi bị mờ đi không thể chọn?
Trả lời: Nếu bạn đang sử dụng máy tính công ty, rất có thể bộ phận IT đã thiết lập Group Policy để khóa các cài đặt bảo mật này. Bạn cần liên hệ với quản trị viên hệ thống để được hỗ trợ.
Câu hỏi: Personal Macro Workbook được lưu ở đâu?
Trả lời: Personal Macro Workbook thường được lưu trong thư mục XLSTART. Đây là một thư mục mặc định được Excel đưa vào danh sách Trusted Locations, do đó các Macro cá nhân của bạn sẽ luôn khả dụng khi khởi động Excel.
Câu hỏi: Làm thế nào để biết tệp nào có Macro độc hại?
Trả lời: Không có cách nhận biết chắc chắn bằng mắt thường. Nguyên tắc vàng là chỉ bật Macro từ các nguồn bạn hoàn toàn tin tưởng (đồng nghiệp, đối tác uy tín, hoặc file do chính bạn tạo). Sử dụng các phần mềm diệt virus uy tín để quét tệp trước khi mở.
Nguồn Tham Khảo
- Microsoft Support: Enable or disable macros in Microsoft 365 files
- CISA (Cybersecurity & Infrastructure Security Agency): Securing Microsoft Office Macros
- Malwarebytes Labs: Macro malware: What it is and how to prevent it
- Excel Security Documentation: Trusted Locations for Office files
