Cách Tô Màu Ngày Cuối Tuần Trong Excel Bằng Conditional Formatting (Hướng Dẫn Chi Tiết)

Table of Contents

Thời gian đọc ước tính: 12 phút

Những điểm chính

Hiểu về hàm WEEKDAY: Cách Excel chuyển đổi ngày tháng thành con số đại diện cho thứ trong tuần.
Ứng dụng Conditional Formatting: Thiết lập quy tắc tự động định dạng dựa trên giá trị logic đúng/sai.
Tùy biến nâng cao: Tô màu riêng ngày Chủ Nhật, các ngày lẻ trong tuần hoặc tô màu toàn bộ hàng dữ liệu.
Xử lý sự cố: Khắc phục lỗi định dạng ngày tháng và tham chiếu ô khi áp dụng công thức.

Việc quản lý thời gian và lịch trình trong Excel đòi hỏi sự trực quan hóa dữ liệu một cách rõ ràng. Khi làm việc với bảng chấm công, kế hoạch dự án hoặc lịch giao hàng, nhu cầu phân biệt ngày làm việc và ngày cuối tuần (Thứ Bảy, Chủ Nhật) là vô cùng thiết yếu. Thay vì phải dò tìm và tô màu thủ công từng ô—một quy trình tốn thời gian và dễ sai sót—bạn có thể tự động hóa hoàn toàn việc này.

Sử dụng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) kết hợp với hàm WEEKDAY là giải pháp tối ưu nhất. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước từ cơ bản đến nâng cao để làm chủ kỹ thuật này, giúp bảng tính của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ theo dõi hơn.

Hiểu Về Cơ Chế Hoạt Động Của Hàm WEEKDAY

Trước khi đi vào các bước thực hiện, chúng ta cần hiểu công cụ cốt lõi sẽ sử dụng: hàm WEEKDAY.

Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng các số sê-ri liên tiếp. Hàm WEEKDAY có nhiệm vụ trả về một số nguyên (từ 1 đến 7) tương ứng với thứ của ngày đó trong tuần.

Cú pháp:
=WEEKDAY(serial_number, [return_type])

serial_number: Ô chứa ngày tháng bạn muốn kiểm tra.
return_type: Một con số xác định ngày nào bắt đầu tuần. Đây là tham số quan trọng để đơn giản hóa công thức của bạn.

Để tô màu ngày cuối tuần dễ dàng nhất, chúng ta thường sử dụng return_type là 2. Với tùy chọn này:

Thứ Hai = 1
Thứ Ba = 2
…
Thứ Sáu = 5
Thứ Bảy = 6
Chủ Nhật = 7

Nhờ quy ước này, bất kỳ ngày nào có giá trị trả về lớn hơn 5 (>5) đều là ngày cuối tuần.

Hướng Dẫn Chi Tiết: Tô Màu Ngày Cuối Tuần (Thứ 7 & Chủ Nhật)

Dưới đây là quy trình chuẩn để thiết lập Conditional Formatting nhằm tự động tô màu các ngày cuối tuần trong tập dữ liệu của bạn.

Bước 1: Chuẩn bị và chọn vùng dữ liệu

Đầu tiên, bạn cần có một danh sách ngày tháng chuẩn trong Excel. Hãy đảm bảo dữ liệu của bạn đang ở định dạng Date (Ngày tháng), không phải Text (Văn bản).

Mở file Excel chứa dữ liệu.
Bôi đen (chọn) toàn bộ vùng các ô chứa ngày tháng mà bạn muốn áp dụng định dạng.

Chọn vùng dữ liệu ngày tháng cần tô màu trong Excel

Bước 2: Truy cập Conditional Formatting

Trên thanh công cụ (Ribbon) phía trên cùng của Excel:

Nhấn vào tab Home.
Tìm đến nhóm công cụ Styles.
Nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting.

Nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting trên tab Home

Bước 3: Tạo quy tắc mới (New Rule)

Trong menu thả xuống của Conditional Formatting, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn có sẵn. Tuy nhiên, để sử dụng công thức tùy chỉnh, hãy chọn:

New Rule… (Quy tắc mới).

Chọn tùy chọn New Rule để tạo quy tắc định dạng mới

Bước 4: Thiết lập công thức logic

Hộp thoại New Formatting Rule sẽ xuất hiện. Đây là nơi bạn định nghĩa logic cho Excel.

Trong danh sách “Select a Rule Type”, chọn dòng cuối cùng: Use a formula to determine which cells to format (Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng).
Tại ô “Format values where this formula is true”, nhập công thức sau:
=WEEKDAY(B2,2)>5

Lưu ý quan trọng:

B2 trong công thức trên là ô đầu tiên của vùng dữ liệu bạn đã chọn ở Bước 1. Hãy thay thế B2 bằng địa chỉ ô đầu tiên trong vùng dữ liệu thực tế của bạn.
Chúng ta sử dụng tham chiếu tương đối (không có dấu $) cho ô B2 để Excel có thể tự động kiểm tra lần lượt từng ô trong vùng đã chọn.

Nhập công thức WEEKDAY vào hộp thoại tạo quy tắc mới

Bước 5: Định dạng hiển thị

Sau khi nhập công thức, bạn cần quy định Excel sẽ làm gì nếu ngày đó là cuối tuần (tức là khi công thức trả về giá trị TRUE).

Nhấn nút Format… bên cạnh ô nhập công thức.
Hộp thoại Format Cells hiện ra. Chuyển sang tab Fill.
Chọn màu nền mong muốn (ví dụ: màu cam hoặc vàng để nổi bật). Bạn cũng có thể thay đổi màu chữ (tab Font) hoặc đường viền (tab Border).
Nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells.

Chọn màu sắc để làm nổi bật ngày cuối tuần

Bước 6: Hoàn tất

Nhấn OK một lần nữa tại hộp thoại New Formatting Rule.

Ngay lập tức, tất cả các ngày là Thứ Bảy và Chủ Nhật trong vùng dữ liệu của bạn sẽ được tô màu theo định dạng bạn vừa chọn.

Kết quả sau khi áp dụng Conditional Formatting cho ngày cuối tuần

Giải Thích Chuyên Sâu Về Logic Hoạt Động

Để nắm vững kỹ thuật này và áp dụng linh hoạt cho các trường hợp khác, chúng ta cần phân tích sâu hơn về cơ chế “True/False” của Conditional Formatting.

Khi bạn nhập công thức =WEEKDAY(B2,2)>5, Excel sẽ thực hiện quy trình kiểm tra ngầm định cho từng ô trong vùng chọn:

Lấy giá trị: Excel lấy ngày tháng tại ô đang xét (ví dụ B2).
Tính toán: Hàm WEEKDAY(B2, 2) tính ra thứ trong tuần.
- Ví dụ: Ngày 01/01/2022 là Thứ Bảy $rightarrow$ Kết quả là 6.
- Ví dụ: Ngày 03/01/2022 là Thứ Hai $rightarrow$ Kết quả là 1.
So sánh: Excel so sánh kết quả đó với 5.
- Thứ Bảy (6) > 5 $rightarrow$ TRUE (Đúng) $rightarrow$ Tô màu.
- Thứ Hai (1) > 5 $rightarrow$ FALSE (Sai) $rightarrow$ Giữ nguyên, không tô màu.

Đây là nguyên lý cơ bản của logic Boolean trong Excel, nền tảng cho mọi thao tác tự động hóa xử lý dữ liệu.

Các Biến Thể Nâng Cao Và Tùy Chỉnh

Không phải lúc nào bạn cũng chỉ muốn tô màu cả Thứ 7 và Chủ Nhật. Dưới đây là các công thức tùy biến cho các nhu cầu quản lý cụ thể khác.

1. Chỉ Tô Màu Ngày Chủ Nhật

Trong một số doanh nghiệp, Thứ 7 vẫn là ngày làm việc và chỉ có Chủ Nhật là ngày nghỉ. Để chỉ làm nổi bật ngày Chủ Nhật, bạn cần thay đổi logic so sánh.

Sử dụng công thức:
=WEEKDAY(B2,2)>6

Giải thích: Với return_type là 2, Chủ Nhật có giá trị là 7. Chỉ có số 7 mới lớn hơn 6, do đó chỉ các ngày Chủ Nhật được tô màu.

2. Tô Màu Các Ngày Cụ Thể Trong Tuần (Không Liên Tiếp)

Giả sử bạn có lịch họp cố định vào Thứ Ba và Thứ Năm hàng tuần và muốn làm nổi bật các ngày này. Vì các giá trị số của chúng không liên tiếp (Thứ Ba = 2, Thứ Năm = 4), chúng ta không thể dùng phép so sánh lớn hơn/nhỏ hơn (>). Thay vào đó, chúng ta dùng hàm OR.

Công thức:
=OR(WEEKDAY(B2,2)=2, WEEKDAY(B2,2)=4)

Phân tích công thức:

WEEKDAY(B2,2)=2: Kiểm tra xem có phải Thứ Ba không.
WEEKDAY(B2,2)=4: Kiểm tra xem có phải Thứ Năm không.
Hàm OR: Nếu một trong hai điều kiện trên đúng, kết quả cuối cùng là TRUE $rightarrow$ Tô màu.

3. Tô Màu Toàn Bộ Hàng (Row) Thay Vì Chỉ Ô Ngày Tháng

Đây là một kỹ thuật nâng cao rất hữu ích giúp người xem dễ dàng theo dõi thông tin trên một bảng rộng. Thay vì chỉ tô màu ô chứa ngày (ví dụ ô A2), bạn muốn tô màu cả dòng (từ A2 đến Z2) nếu ngày ở cột A là cuối tuần.

Cách thực hiện:

Chọn toàn bộ bảng dữ liệu (không bao gồm tiêu đề).
Tạo New Rule như trên.
Sử dụng công thức với tham chiếu tuyệt đối cột:
=WEEKDAY($A2,2)>5

Dấu $ trước chữ A ($A2) là chìa khóa. Nó khóa cố định cột A. Khi Excel xét định dạng cho ô B2, C2 hay Z2, nó vẫn quay lại nhìn vào giá trị ngày tháng ở cột A để quyết định có tô màu hay không.

Ứng Dụng Thực Tiễn Trong Doanh Nghiệp

Kỹ năng này không chỉ để “trang trí” bảng tính. Nó có giá trị thực tiễn cao trong các tác vụ quản trị:

Quản lý nhân sự (HR): Tự động đánh dấu ngày nghỉ trong bảng chấm công để tính lương làm thêm giờ (OT) chính xác.
Kế hoạch dự án (Project Management): Trực quan hóa các ngày phi làm việc trong biểu đồ Gantt giản lược trên Excel, giúp tránh giao việc vào ngày nghỉ.
Logistics & Chuỗi cung ứng: Xác định các ngày không giao hàng để dự tính thời gian vận chuyển (Lead time) thực tế chính xác hơn.

Xử Lý Sự Cố Thường Gặp (Troubleshooting)

Đôi khi bạn đã làm đúng các bước nhưng Excel không tô màu hoặc tô màu sai. Dưới đây là các nguyên nhân phổ biến và cách khắc phục:

1. Dữ Liệu Ngày Tháng Ở Dạng Text (Văn Bản)

Nếu ô hiển thị “20/01/2026” nhưng Excel hiểu đó là văn bản chứ không phải giá trị ngày tháng, hàm WEEKDAY sẽ trả về lỗi #VALUE! và Conditional Formatting sẽ không hoạt động.

Cách kiểm tra: Dùng hàm =ISNUMBER(B2). Nếu trả về FALSE, đó là văn bản.
Khắc phục: Chọn cột ngày tháng, vào tab Data > Text to Columns > Finish để ép Excel nhận diện lại định dạng ngày.

2. Chọn Sai Vùng Áp Dụng

Nếu bạn chọn vùng từ B2 đến B100 nhưng trong công thức lại tham chiếu đến B1 hoặc B3, kết quả tô màu sẽ bị lệch dòng (ví dụ: ngày Thứ 7 không tô, nhưng ngày Thứ 6 lại bị tô).

Quy tắc: Ô tham chiếu trong công thức (ví dụ B2) phải tương ứng với ô đầu tiên trên cùng bên trái của vùng dữ liệu đang được chọn.

3. Quên Tham Số Return_type

Nếu bạn dùng =WEEKDAY(B2)>5 mà bỏ qua tham số thứ hai (mặc định là 1: Chủ Nhật = 1, Thứ Bảy = 7), logic sẽ bị sai.

Mặc định (return_type = 1): Thứ 7 (7) > 5 (Đúng), Chủ Nhật (1) > 5 (Sai). Kết quả: Chỉ tô màu Thứ 7, bỏ qua Chủ Nhật.
Luôn nhớ dùng WEEKDAY(..., 2) để Thứ 7 và CN có giá trị lần lượt là 6 và 7.

FAQ: Câu Hỏi Thường Gặp

Q: Tôi có thể sử dụng biểu tượng (Icon Sets) thay vì tô màu nền không?
A: Có. Trong Conditional Formatting, bạn có thể chọn Icon Sets. Tuy nhiên, việc tùy chỉnh Icon Set dựa trên công thức phức tạp hơn và thường yêu cầu cột phụ trợ để tính ra giá trị thứ trước khi áp dụng icon.

Q: Làm thế nào để tô màu ngày làm việc (Thứ 2 đến Thứ 6) và bỏ qua cuối tuần?
A: Bạn chỉ cần đảo ngược dấu so sánh trong công thức. Sử dụng =WEEKDAY(B2,2)<6. Công thức này sẽ trả về TRUE cho các giá trị từ 1 đến 5 (Thứ 2 đến Thứ 6).

Q: Nếu tôi muốn tính cả ngày nghỉ lễ vào để tô màu thì sao?
A: Hàm WEEKDAY chỉ xác định thứ trong tuần. Để tô màu ngày lễ, bạn cần một danh sách các ngày lễ riêng biệt và sử dụng hàm COUNTIF kết hợp với OR trong Conditional Formatting. Ví dụ: =OR(WEEKDAY(B2,2)>5, COUNTIF(Vùng_Ngay_Le, B2)>0).

Q: Conditional Formatting có làm file Excel bị nặng không?
A: Với các tập dữ liệu nhỏ và vừa (dưới 10.000 dòng), ảnh hưởng là không đáng kể. Tuy nhiên, với dữ liệu rất lớn, việc sử dụng quá nhiều quy tắc Conditional Formatting phức tạp có thể làm giảm tốc độ tính toán của bảng tính.

Nguồn Tham Khảo

Để tìm hiểu sâu hơn về các hàm và công cụ được nhắc đến trong bài, bạn có thể tham khảo các tài liệu kỹ thuật chính thức:

Microsoft Support: Hàm WEEKDAY – Hỗ trợ của Microsoft
Microsoft Support: Sử dụng định dạng có điều kiện để tô sáng thông tin
GCFGlobal: Excel: Conditional Formatting

Việc làm chủ Conditional Formatting và các hàm ngày tháng sẽ giúp bạn kiểm soát dữ liệu hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong công việc hàng ngày.