Cách So Sánh Ngày Tháng Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Và Khắc Phục Lỗi

Thời gian đọc ước tính: 12 phút

Những điểm chính

• Bản chất dữ liệu: Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng số sê-ri liên tiếp (bắt đầu từ 1 cho ngày 01/01/1900), giờ phút là phần thập phân.
• Toán tử cơ bản: Sử dụng =, >, < để kiểm tra logic giữa hai mốc thời gian một cách nhanh chóng.
• Hàm IF: Kết hợp logic so sánh để trả về kết quả tùy chỉnh như “Đúng hạn” hoặc “Trễ hạn”.
• Hàm INT: Giải quyết triệt để lỗi so sánh khi dữ liệu ngày có chứa ẩn phần giờ phút.
• Xử lý lỗi: Cách nhận biết và khắc phục khi ngày tháng bị lưu dưới dạng văn bản (Text).

---

Làm việc với ngày tháng (Date) trong Excel thường gây ra nhiều nhầm lẫn cho người dùng mới và cả những người đã có kinh nghiệm. Vấn đề cốt lõi nằm ở việc định dạng hiển thị (Format) khác với giá trị thực tế (Value) được lưu trữ bên trong ô tính.

Bạn có thể nhìn thấy hai ô hiển thị ngày giống hệt nhau, nhưng Excel lại báo rằng chúng khác nhau. Ngược lại, hai ô trông có vẻ khác biệt nhưng thực chất lại cùng một giá trị. Sự không nhất quán này dẫn đến các sai sót nghiêm trọng trong báo cáo và phân tích dữ liệu.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các kỹ thuật chính xác để so sánh ngày tháng trong Excel, từ cơ bản đến nâng cao, và cách xử lý các tình huống dữ liệu phức tạp.

Cơ Chế Lưu Trữ Ngày Tháng Của Excel

Để so sánh chính xác, bạn cần hiểu cách Excel “nhìn” dữ liệu ngày tháng. Đây là nền tảng quan trọng giúp bạn kiểm soát mọi phép tính thời gian.

Excel không lưu trữ ngày tháng dưới dạng văn bản như “01/01/2022”. Thay vào đó, hệ thống lưu trữ chúng dưới dạng số nguyên dương (serial numbers).

• Mốc thời gian bắt đầu là ngày 01/01/1900, tương ứng với số 1.
• Ngày 01/01/2022 tương ứng với số 44562 (nghĩa là đã có 44,562 ngày trôi qua kể từ mốc đầu tiên).

Đối với thời gian (giờ, phút, giây), Excel lưu trữ dưới dạng số thập phân:

• 0.5 tương ứng với 12:00 PM (nửa ngày).
• 0.75 tương ứng với 18:00 (3/4 ngày).

Vì vậy, nếu một ô chứa giá trị 44562.5, Excel hiểu đó là 12:00 PM ngày 01/01/2022.

Việc hiểu rõ cơ chế này giúp bạn giải thích được tại sao các phép tính cộng trừ ngày tháng lại khả thi. Tuy nhiên, nó cũng lý giải nguyên nhân gây ra lỗi khi bạn nhập liệu thủ công (ví dụ: gõ “Jan 01, 2022” sai định dạng hệ thống), Excel sẽ coi đó là chuỗi văn bản (Text) và không thể thực hiện so sánh toán học.

So Sánh Ngày Bằng Toán Tử Cơ Bản

Cách đơn giản nhất để kiểm tra hai ngày có trùng khớp hay không là sử dụng toán tử bằng (=).

Giả sử bạn có một danh sách ngày dự kiến ở cột A và ngày thực tế ở cột B. Bạn cần kiểm tra xem chúng có khớp nhau hoàn toàn hay không.

Bảng dữ liệu Excel hiển thị kết quả so sánh ngày tháng bằng công thức dấu bằng

Công thức tại ô C2 sẽ là:

=A2=B2

Công thức so sánh hai ngày trong cùng một hàng để trả về kết quả TRUE hoặc FALSE

Kết quả trả về sẽ là:

• TRUE: Nếu hai giá trị hoàn toàn trùng khớp.
• FALSE: Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào.

Lưu ý quan trọng về kết quả FALSE:
Bạn hãy quan sát hàng số 5 và số 7 trong ví dụ trên. Dù mắt thường nhìn thấy ngày tháng giống hệt nhau, kết quả vẫn là FALSE. Nguyên nhân thường gặp nhất là một trong hai ô có chứa giá trị thời gian ẩn (ví dụ: 08:00 AM) nhưng định dạng hiển thị chỉ cho thấy ngày. Chúng ta sẽ xử lý vấn đề này ở phần sau bằng hàm INT.

Ứng Dụng Hàm IF Để Phân Loại Dữ Liệu

Việc so sánh trả về TRUE/FALSE chỉ mang tính chất kiểm tra. Trong thực tế, bạn thường cần dán nhãn dữ liệu để phục vụ báo cáo, ví dụ: “Đúng hạn” so với “Trễ hạn”. Hàm IF là công cụ đắc lực cho việc này.

Ví dụ: Bạn cần so sánh Ngày nộp báo cáo (Cột C) và Ngày hết hạn (Cột B).

Dữ liệu Excel minh họa việc so sánh ngày nộp và ngày hết hạn bằng hàm IF

Công thức cơ bản để xác định trạng thái nộp bài:

=IF(C2<=B2, "Đúng hạn", "Trễ")

Hàm IF trong Excel dùng để so sánh ngày và trả về kết quả văn bản cụ thể

So sánh logic đa điều kiện (Nested IF)

Trong môi trường doanh nghiệp, các quy tắc thường phức tạp hơn. Ví dụ:

• Nộp trước hạn hoặc đúng hạn: “Đúng hạn”.
• Nộp trễ nhưng trong vòng 5 ngày: “Gia hạn”.
• Nộp trễ quá 5 ngày: “Trễ”.

Bạn có thể lồng ghép các hàm IF và thực hiện phép trừ trực tiếp trên ngày tháng (vì chúng là số):

=IF(C2<=B2, "Đúng hạn", IF(C2-B2<=5, "Gia hạn", "Trễ"))

Ở đây, C2-B2 sẽ trả về số ngày chênh lệch. Nếu con số này nhỏ hơn hoặc bằng 5, Excel sẽ trả về “Gia hạn”.

Mẹo nhỏ: Khi xây dựng các hàm lồng nhau, hãy vẽ sơ đồ logic trên giấy trước để đảm bảo bạn bao quát hết các trường hợp xảy ra.

Xử Lý Lỗi So Sánh Khi Có Giờ Phút (Hàm INT)

Đây là phần kỹ thuật quan trọng nhất giúp bạn tránh các sai sót “vô hình”. Như đã đề cập, 44562 (chỉ ngày) khác với 44562.5 (ngày + 12 giờ trưa).

Nhiều hệ thống phần mềm (ERP, CRM) khi xuất dữ liệu ra Excel thường kèm theo dấu thời gian chi tiết (Timestamp), nhưng định dạng cột lại bị ẩn đi.

Ví dụ dưới đây cho thấy hai cột ngày trông giống hệt nhau nhưng so sánh bằng toán tử = lại sai:

Lỗi so sánh ngày tháng xảy ra khi dữ liệu chứa phần thời gian ẩn

Để khắc phục, bạn cần loại bỏ phần thập phân (phần giờ) và chỉ giữ lại phần nguyên (phần ngày) trước khi so sánh. Hàm INT (Integer) sẽ giúp bạn làm điều này.

Công thức chuẩn xác:

=INT(A2)=INT(B2)

Sử dụng hàm INT để lấy phần nguyên của ngày tháng giúp so sánh chính xác

Khi bao bọc tham chiếu ô bằng hàm INT, Excel sẽ cắt bỏ toàn bộ phần thập phân. Ví dụ: INT(44562.9) sẽ trở thành 44562. Lúc này, phép so sánh sẽ chính xác tuyệt đối theo lịch dương.

Tổng Hợp Các Toán Tử So Sánh Ngày Tháng

Ngoài dấu bằng (=), bạn có thể sử dụng trọn bộ các toán tử logic để phân tích dữ liệu thời gian. Dưới đây là bảng tổng hợp các toán tử và ý nghĩa của chúng trong ngữ cảnh ngày tháng:

Toán tử	Ý nghĩa	Ví dụ ngữ cảnh
=	Bằng nhau	Kiểm tra ngày chấm công có khớp ngày thực tế không.
>	Lớn hơn (Sau ngày)	Tìm các hóa đơn phát sinh sau ngày 31/12/2023.
<	Nhỏ hơn (Trước ngày)	Lọc danh sách nhân viên sinh trước năm 1990.
>=	Lớn hơn hoặc bằng	Xác định các khoản nợ từ ngày hiện tại trở về sau.
<=	Nhỏ hơn hoặc bằng	Kiểm tra các dự án hoàn thành trong quý 1 (trước hoặc bằng 31/03).
<>	Khác nhau	Tìm các dòng dữ liệu có ngày giao hàng khác với ngày đặt hàng.

Mở Rộng: Kiểm Tra Dữ Liệu Ngày Dạng Văn Bản (Text Dates)

Một trường hợp phổ biến khác khiến việc so sánh thất bại là dữ liệu bị lưu dưới dạng Text. Điều này thường xảy ra khi bạn sao chép dữ liệu từ web hoặc file PDF vào Excel.

Dấu hiệu nhận biết:

• Ô dữ liệu tự động căn lề trái (mặc định số và ngày tháng căn lề phải).
• Các hàm ngày tháng không hoạt động.

Cách khắc phục:
Bạn có thể dùng hàm DATEVALUE để chuyển đổi chuỗi văn bản thành số sê-ri ngày tháng hợp lệ trước khi so sánh.

Ví dụ: Ô A2 chứa chuỗi “01/05/2023” (dạng text).
Công thức chuyển đổi: =DATEVALUE(A2)

Sau đó, bạn dùng kết quả này để so sánh với các ô dữ liệu chuẩn khác.

Sử Dụng Định Dạng Có Điều Kiện (Conditional Formatting)

Thay vì tạo thêm một cột phụ chứa TRUE/FALSE, bạn có thể dùng tính năng Conditional Formatting để tô màu trực quan các ô thỏa mãn điều kiện ngày tháng.

1. Chọn vùng dữ liệu ngày cần kiểm tra.
2. Vào Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules.
3. Chọn A Date Occurring… (Ngày diễn ra…).
4. Tại đây bạn có thể chọn nhanh các mốc như “Yesterday” (Hôm qua), “Today” (Hôm nay), hoặc “Last Month” (Tháng trước) để tô màu.

Nếu muốn so sánh hai cột với nhau (ví dụ: Tô đỏ nếu Ngày Giao Hàng > Ngày Hẹn):

1. Chọn cột Ngày Giao Hàng.
2. Vào Conditional Formatting > New Rule.
3. Chọn Use a formula to determine which cells to format.
4. Nhập công thức: =$C2>$B2 (Giả sử C là ngày giao, B là ngày hẹn).
5. Thiết lập định dạng màu đỏ và nhấn OK.

Kỹ thuật này giúp bạn quét nhanh qua hàng ngàn dòng dữ liệu và phát hiện sai sót ngay lập tức mà không cần đọc từng dòng.

FAQ: Câu Hỏi Thường Gặp Về So Sánh Ngày Tháng

1. Tại sao hai ngày nhìn giống hệt nhau nhưng hàm VLOOKUP lại báo lỗi #N/A?
Rất có thể một trong hai ô đang ở định dạng Text hoặc chứa khoảng trắng thừa. Hãy thử dùng hàm TRIM() hoặc DATEVALUE() để làm sạch dữ liệu trước khi tra cứu. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem có phần giờ ẩn (như đã mô tả ở phần hàm INT) hay không.

2. Làm thế nào để tính số ngày chênh lệch giữa hai mốc thời gian?
Bạn chỉ cần thực hiện phép trừ đơn giản: =Ngày_kết_thúc - Ngày_bắt_đầu. Kết quả trả về là số ngày. Nếu muốn tính số ngày làm việc (trừ thứ 7, CN), hãy dùng hàm =NETWORKDAYS(Start_Date, End_Date).

3. Excel của tôi hiển thị ngày tháng theo kiểu Mỹ (Tháng/Ngày/Năm), làm sao để sửa?
Đây là thiết lập hệ thống (Region settings). Bạn có thể thay đổi cách hiển thị mà không ảnh hưởng giá trị bằng cách nhấn Ctrl + 1 > chọn tab Number > chọn Date và chọn kiểu định dạng Việt Nam (dd/mm/yyyy).

4. Hàm DATEDIF có tác dụng gì trong việc so sánh?
Hàm =DATEDIF(Start_Date, End_Date, "unit") giúp bạn tính toán chênh lệch chính xác theo đơn vị cụ thể. Ví dụ: tham số “y” cho số năm, “m” cho số tháng, và “d” cho số ngày. Đây là hàm ẩn rất hữu ích để tính thâm niên hoặc tuổi tác.

5. Tôi có thể so sánh ngày tháng với hàm COUNTIF không?
Có. Bạn có thể đếm số lượng ô chứa ngày lớn hơn một mốc cụ thể. Ví dụ: =COUNTIF(A:A, ">"&DATE(2023,1,1)) sẽ đếm tất cả các ngày sau ngày 01/01/2023. Lưu ý phải dùng dấu & để nối toán tử với hàm DATE.

---

Nguồn Tham Khảo

1. Microsoft Support: Hàm DATE trong Excel – Tài liệu chính thức về cách Excel xử lý hàm ngày tháng.
2. Microsoft Support: Các phép tính ngày tháng cơ bản – Hướng dẫn chi tiết các phép cộng trừ ngày.
3. GcfGlobal: Excel Formulas – Working with Dates – Hướng dẫn cơ bản về tư duy xử lý ngày tháng.