Thời gian đọc ước tính: 12 phút
Những điểm chính
- Tiết kiệm thời gian: Nắm vững cách in toàn bộ Workbook hoặc các Sheet được chọn giúp giảm 80% thao tác thủ công.
- Linh hoạt: Hướng dẫn in theo vùng chọn (Print Area) cụ thể cho từng trang tính khác nhau.
- Tự động hóa: Ứng dụng mã VBA đơn giản để thiết lập vùng in hàng loạt cho các tài liệu lớn.
- Kiểm soát định dạng: Cách xử lý các lỗi thường gặp như ngắt trang, mất số trang khi in nhiều sheet.
Excel cung cấp rất nhiều tùy chọn đa dạng khi bạn cần in ấn tài liệu làm việc. Bạn có thể chọn in toàn bộ trang tính, một vùng dữ liệu cụ thể, in nhiều sheet rời rạc hoặc xuất bản tất cả các sheet trong tệp cùng một lúc. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn giữ thói quen in từng sheet một cách thủ công, dẫn đến việc lãng phí thời gian và khó quản lý hồ sơ.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách in nhiều sheet trong Excel chỉ với một lần thực hiện lệnh. Các phương pháp này áp dụng cho cả việc in các sheet được chọn lọc hoặc tất cả sheet có trong Workbook. Ngoài ra, nếu bạn cần in một vùng dữ liệu cố định (Print Area) trên nhiều sheet khác nhau, giải pháp sử dụng VBA được giới thiệu dưới đây sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực.
In Toàn Bộ Các Sheet (Workbook) Cùng Một Lúc
Excel tích hợp sẵn tính năng cho phép người dùng ra lệnh in toàn bộ nội dung của tệp tin (Workbook) chỉ trong một thao tác. Đây là cách nhanh nhất để xuất bản báo cáo tổng hợp mà không cần mở từng thẻ dữ liệu.
Dưới đây là các bước thực hiện để in tất cả các sheet trong Workbook:
- Mở tệp Excel cần in và nhấn vào thẻ File trên thanh công cụ (Ribbon).
Nhấn vào thẻ File trên thanh công cụ Excel để bắt đầu quá trình in
- Chọn mục Print ở danh sách tùy chọn bên trái giao diện.
Chọn mục Print trong menu File để mở giao diện cài đặt in ấn
- Tại giao diện Print, tìm đến phần Settings (Cài đặt) và nhấn vào mũi tên thả xuống ở tùy chọn đầu tiên (thường mặc định là Print Active Sheets).
Nhấn vào menu thả xuống trong phần Settings để thay đổi phạm vi in
- Chọn Print Entire Workbook (In toàn bộ sổ làm việc).
Chọn tùy chọn Print Entire Workbook để in tất cả các sheet có trong file
- Nhấn nút Print lớn ở phía trên cùng để bắt đầu quá trình in.
Nhấn nút Print để gửi lệnh in đến máy in
Lưu ý quan trọng: Các bước trên sẽ in toàn bộ dữ liệu có trong mọi sheet của Workbook. Nếu một số sheet của bạn đã được thiết lập vùng in (Set Print Area) từ trước, Excel sẽ chỉ in nội dung nằm trong vùng đó.
Bạn nên kiểm tra kỹ phần Print Preview (Xem trước khi in) ở khung bên phải màn hình. Tại đây, bạn có thể lướt qua từng trang để đảm bảo số liệu hiển thị đúng, không bị ngắt dòng sai hoặc mất cột. Việc kiểm tra này giúp tiết kiệm giấy và mực in đáng kể.
In Nhiều Sheet Được Chọn (Không Phải Tất Cả)
Trong thực tế, không phải lúc nào bạn cũng cần in hết mọi thứ. Đôi khi bạn chỉ cần in báo cáo của Tháng 1, Tháng 4 và Tháng 5, trong khi bỏ qua các tháng khác. Excel cho phép bạn chọn lọc các sheet cụ thể và in chúng cùng lúc (Batch Print).
Quy trình thực hiện như sau:
- Chọn các sheet cần in: Giữ phím
Ctrltrên bàn phím và dùng chuột nhấn vào tên các sheet (tab) ở dưới cùng cửa sổ Excel. Ví dụ: Bạn nhấn chọn Sheet 1, giữCtrlvà nhấn tiếp vào Sheet 4, Sheet 5. Các sheet được chọn sẽ chuyển sang màu trắng sáng.
Giữ phím Ctrl và chọn các sheet cụ thể muốn in tại thanh tab bên dưới
- Nhấn vào thẻ File.
- Chọn mục Print.
- Trong phần Settings, đảm bảo tùy chọn đang hiển thị là Print Active Sheets (In các trang tính hiện hoạt). Đây thường là chế độ mặc định khi bạn chọn nhiều sheet, nhưng hãy kiểm tra lại để chắc chắn.
Chọn Print Active Sheets để chỉ in những sheet bạn đã bôi đen
- Nhấn nút Print.
Khi bạn chọn nhiều sheet cùng lúc (Group Sheets), Excel coi tất cả chúng là “Active Sheets”. Hệ thống sẽ tự động nối nội dung của các sheet này lại thành một lệnh in duy nhất.
Mẹo chuyên nghiệp: Để hủy chọn nhóm sheet sau khi in xong, bạn hãy nhấn chuột phải vào bất kỳ tên sheet nào đang được chọn và chọn Ungroup Sheets, hoặc đơn giản là nhấn vào một sheet bất kỳ không nằm trong nhóm đã chọn.
Thiết Lập Vùng In (Print Area) Cho Nhiều Sheet
Đây là kỹ thuật nâng cao hơn giúp báo cáo của bạn trông chuyên nghiệp và gọn gàng. Giả sử bạn có một tệp Excel gồm 12 sheet cho 12 tháng. Mỗi sheet chứa rất nhiều dữ liệu nháp, nhưng bạn chỉ muốn in bảng “Tổng hợp doanh thu” nằm ở vùng A1:D20 của mỗi sheet.
Nếu in theo cách thông thường, Excel sẽ in tất cả dữ liệu rác xung quanh. Giải pháp là thiết lập Print Area (Vùng in). Bạn có hai cách để làm việc này: Thủ công hoặc Tự động hóa bằng VBA.
1. Thiết Lập Vùng In Thủ Công
Phương pháp này phù hợp khi số lượng sheet ít hoặc vùng cần in ở mỗi sheet có vị trí khác nhau.
Các bước thực hiện:
- Bôi đen (chọn) vùng ô tính mà bạn muốn in (ví dụ
A1:D20). - Nhấn vào thẻ Page Layout trên thanh Ribbon.
Truy cập thẻ Page Layout để tìm các công cụ định dạng trang in
- Trong nhóm công cụ Page Setup, nhấn vào biểu tượng Print Area.
Nhấn vào nút Print Area trong nhóm Page Setup
- Chọn Set Print Area từ danh sách thả xuống.
Chọn Set Print Area để xác nhận vùng dữ liệu sẽ được in
Sau khi thiết lập, Excel sẽ ghi nhớ vùng này. Khi bạn thực hiện lệnh in (dù in lẻ hay in hàng loạt), chỉ nội dung trong vùng A1:D20 mới xuất hiện trên giấy. Bạn cần lặp lại thao tác này cho từng sheet nếu vị trí dữ liệu cần in khác nhau.
2. Thiết Lập Vùng In Hàng Loạt Bằng VBA
Nếu bạn phải xử lý 50 sheet và vùng cần in đều nằm ở vị trí giống hệt nhau (ví dụ từ A1:G50), việc làm thủ công sẽ rất mất thời gian. Sử dụng VBA (Visual Basic for Applications) sẽ giúp bạn sao chép vùng in từ sheet hiện tại sang tất cả các sheet khác chỉ trong 1 giây.
Dưới đây là đoạn mã Macro giúp bạn thực hiện điều này:
Sub SetPrintAreas1()
Dim PrntArea As String
Dim ws As Worksheet
'Lấy địa chỉ vùng in từ sheet đang mở
PrntArea = ActiveSheet.PageSetup.PrintArea
'Duyệt qua từng sheet trong workbook
For Each ws In Worksheets
ws.PageSetup.PrintArea = PrntArea
Next
Set ws = Nothing
End SubGiải thích cơ chế hoạt động:
Đoạn mã trên lấy thông tin PrintArea của sheet bạn đang mở (ActiveSheet), sau đó sử dụng vòng lặp For Each để áp dụng cùng một địa chỉ vùng in đó cho toàn bộ các sheet còn lại (ws) trong file Excel.
Cách sử dụng mã VBA:
- Thiết lập vùng in chuẩn cho một sheet mẫu (theo cách thủ công ở trên).
- Nhấn tổ hợp phím
Alt + F11để mở cửa sổ VBA Editor. - Vào menu Insert > Module.
- Dán đoạn mã trên vào cửa sổ soạn thảo.
- Nhấn phím
F5hoặc nút Run để chạy mã.
Sau khi chạy xong, toàn bộ các sheet trong file của bạn đã được thiết lập cùng một vùng in. Bây giờ bạn có thể áp dụng phương pháp “In toàn bộ Workbook” hoặc “In các sheet được chọn” như đã hướng dẫn ở phần đầu.
Các Vấn Đề Thường Gặp Và Cách Khắc Phục
Khi in số lượng lớn sheet cùng lúc, bạn có thể gặp một số lỗi về định dạng. Dưới đây là cách xử lý để bản in đồng bộ và chuyên nghiệp:
Đồng Bộ Hướng Giấy (Orientation)
Đôi khi trong một Workbook, có sheet được thiết lập in dọc (Portrait), có sheet in ngang (Landscape). Khi in hàng loạt, điều này có thể gây lộn xộn.
- Giải pháp: Trước khi in, hãy chọn tất cả các sheet (Group Sheets), vào thẻ Page Layout > Orientation và chọn thống nhất một hướng giấy.
Đánh Số Trang Liên Tục
Mặc định, khi in toàn bộ workbook, Excel sẽ đánh số trang liên tục từ sheet đầu đến sheet cuối (Trang 1, 2, 3…). Tuy nhiên, nếu bạn thấy số trang bị reset về 1 ở mỗi sheet mới, hãy kiểm tra cài đặt Header/Footer.
- Giải pháp: Vào Page Setup > tab Header/Footer. Đảm bảo bạn chèn trường
&[Page](Số trang) thay vì tự gõ số.
Dữ Liệu Bị Tràn Khỏi Trang Giấy
Một lỗi phổ biến là cột cuối cùng bị rớt sang trang giấy thứ hai.
- Giải pháp: Sử dụng tính năng Scale to Fit.
- Chọn tất cả các sheet cần in.
- Vào thẻ Page Layout.
- Tại mục Width, chọn 1 page.
Điều này ép Excel tự động thu nhỏ tỷ lệ để toàn bộ các cột vừa vặn trong chiều ngang của một tờ giấy.
Lời Khuyên Về E-E-A-T Khi In Ấn Dữ Liệu Tài Chính
Đối với các báo cáo tài chính hoặc dữ liệu nhạy cảm (YMYL), độ chính xác của bản in là cực kỳ quan trọng.
- Kiểm tra kỹ thuật: Luôn sử dụng chế độ Page Break Preview (Xem ngắt trang) để đảm bảo không có dòng tổng cộng (Total) nào bị ngắt sang trang sau một cách vô lý.
- Bảo mật: Khi in các sheet chứa dữ liệu ẩn, hãy cẩn thận vì lệnh “Print Entire Workbook” đôi khi có thể in cả những thông tin bạn không chủ đích hiển thị nếu vùng in không được set đúng.
- Lưu trữ: Thay vì in ra giấy, hãy cân nhắc sử dụng máy in ảo Microsoft Print to PDF. Việc này tạo ra một file PDF duy nhất chứa tất cả các sheet, giúp dễ dàng gửi email, lưu trữ và bảo vệ định dạng không bị xô lệch khi mở trên máy tính khác.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
Tôi có thể in các sheet không liền kề nhau không?
Có. Bạn chỉ cần giữ phím Ctrl và nhấn chọn bất kỳ sheet nào bạn muốn, không cần chúng phải nằm cạnh nhau. Excel sẽ tự động tập hợp chúng lại để in.
Làm sao để in tiêu đề cột lặp lại trên mọi trang của tất cả các sheet?
Bạn không thể thiết lập Rows to repeat at top cho nhiều sheet cùng lúc (tùy chọn này sẽ bị mờ đi khi Group Sheets). Bạn phải thiết lập cho từng sheet riêng lẻ hoặc sử dụng VBA để áp dụng cài đặt này hàng loạt.
Tại sao máy in của tôi in mỗi sheet ra một file riêng biệt thay vì một tập hồ sơ?
Điều này thường xảy ra khi các sheet có cài đặt DPI (độ phân giải in) khác nhau. Hãy đảm bảo tất cả các sheet đều có cùng thiết lập chất lượng in trong Page Setup để máy in hiểu đây là một lệnh duy nhất.
Lệnh in toàn bộ workbook có in các sheet bị ẩn (Hidden Sheets) không?
Không. Excel sẽ bỏ qua các sheet đang bị ẩn (Hide). Nếu muốn in chúng, bạn buộc phải bỏ ẩn (Unhide) trước khi thực hiện lệnh in.
