Cách Định Dạng Số Điện Thoại Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết (2025)

Thời gian đọc ước tính: 7 phút

Những điểm chính:

• Cách sử dụng Custom Number Formatting để định dạng nhanh dữ liệu số sạch.
• Ứng dụng hàm TEXT và các hàm xử lý chuỗi để chuẩn hóa số điện thoại dạng văn bản.
• Kỹ thuật dùng REGEX (trên Excel 365) để tách số từ dữ liệu hỗn độn chứa ký tự lạ.
• Phương pháp tách số máy lẻ (extension) khỏi số điện thoại chính xác.

Việc hiển thị số điện thoại dưới dạng chuỗi số thô (ví dụ: 1234567890) thường gây khó khăn cho việc đọc và quản lý dữ liệu. Excel cung cấp nhiều công cụ mạnh mẽ để chuyển đổi các dãy số này thành định dạng chuẩn như (123) 456-7890. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình xử lý từ dữ liệu sạch đến các tập dữ liệu phức tạp chứa ký tự ngẫu nhiên.

Sử Dụng Custom Number Formatting (Cho Dữ Liệu Số Sạch)

Phương pháp này hiệu quả nhất khi dữ liệu đầu vào là các con số thuần túy (được căn lề phải mặc định trong ô). Custom Number Formatting thay đổi cách hiển thị mà không làm thay đổi giá trị thực của dữ liệu.

Quy trình thực hiện bao gồm các bước sau:

1. Bôi đen phạm vi ô chứa số điện thoại cần định dạng.
2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.
3. Chọn thẻ Number, sau đó chọn mục Custom trong danh sách bên trái.
4. Nhập mã định dạng sau vào ô Type:

   (###) ###-####

Hộp thoại Format Cells với tùy chọn Custom để định dạng số điện thoại

5. Nhấn OK để áp dụng.

Sau khi thực hiện, số 5551234567 sẽ hiển thị thành (555) 123-4567.

Giải thích mã định dạng:

• Dấu ngoặc đơn ( ) và dấu gạch ngang -: Hiển thị nguyên văn dưới dạng ký tự.
• Ký tự #: Đại diện cho một chữ số. Nếu không có số tại vị trí đó, Excel sẽ không hiển thị gì.

Kết quả sau khi áp dụng định dạng số điện thoại chuẩn

Bạn cũng có thể tùy chỉnh mã này cho các nhu cầu khác nhau:

• Thêm mã quốc gia: +1 (###) ###-#### hoặc 001 (###) ###-####.
• Sử dụng dấu chấm phân cách: ###.###.####.

Định Dạng Có Điều Kiện (Số 7 và 10 Chữ Số)

Dữ liệu thực tế thường không đồng nhất, ví dụ danh sách chứa lẫn lộn số 7 chữ số (không có mã vùng) và số 10 chữ số. Excel cho phép thiết lập điều kiện ngay trong mã Custom Format.

Sử dụng mã định dạng sau để xử lý trường hợp này:

[>9999999](###) ###-####;###-####

Áp dụng mã định dạng tùy chỉnh có điều kiện trong Format Cells

Cơ chế hoạt động:

• [>9999999]: Điều kiện kiểm tra xem số có lớn hơn 9.999.999 hay không (tức là có nhiều hơn 7 chữ số).
• Nếu đúng (số 10 chữ số): Áp dụng định dạng (###) ###-####.
• Nếu sai (số 7 chữ số hoặc nhỏ hơn): Áp dụng định dạng sau dấu chấm phẩy ; là ###-####.

Kết quả hiển thị đúng cho cả số điện thoại 7 số và 10 số

Sử Dụng Hàm TEXT (Cho Dữ Liệu Dạng Văn Bản)

Khi số điện thoại được lưu dưới dạng văn bản (thường có tam giác xanh nhỏ ở góc trái ô), Custom Number Formatting sẽ không hoạt động. Lúc này, bạn cần sử dụng hàm TEXT.

Công thức chuẩn để định dạng:

=TEXT(A2, "(###) ###-####")

Sử dụng hàm TEXT để định dạng số điện thoại đang lưu dưới dạng văn bản

Nếu muốn thêm mã quốc gia, bạn điều chỉnh tham số thứ hai của hàm:

=TEXT(A2, "+1 (###) ###-####")

Hàm TEXT sẽ chuyển đổi giá trị trong ô A2 thành văn bản mới tuân theo định dạng đã chỉ định trong dấu ngoặc kép.

Xử Lý Số Điện Thoại Có Độ Dài Không Đồng Nhất

Dữ liệu thô thường chứa khoảng trắng thừa hoặc mã quốc gia không thống nhất, khiến độ dài chuỗi số bị lệch. Để giải quyết, chúng ta cần loại bỏ khoảng trắng và trích xuất đúng 10 chữ số cuối cùng.

Công thức kết hợp hàm TEXT, RIGHT và SUBSTITUTE:

=TEXT(RIGHT(SUBSTITUTE(A2," ",""),10),"(###) ###-####")

Công thức loại bỏ khoảng trắng và lấy 10 số cuối để định dạng

Phân tích công thức:

1. SUBSTITUTE(A2," ",""): Loại bỏ toàn bộ khoảng trắng trong ô A2.
2. RIGHT(..., 10): Lấy 10 ký tự tính từ bên phải (bỏ qua mã vùng hoặc ký tự thừa phía trước).
3. TEXT(..., "(###) ###-####"): Định dạng 10 chữ số vừa lấy được theo chuẩn mong muốn.

Làm Sạch Dữ Liệu “Rác” Bằng Hàm REGEX (Microsoft 365)

Dữ liệu nhập từ web hoặc file CSV thường chứa các ký tự lạ như dấu chấm, gạch ngang, ngoặc đơn hoặc chữ cái lẫn lộn. Các hàm xử lý chuỗi thông thường rất khó giải quyết triệt để vấn đề này. Người dùng Microsoft 365 có thể sử dụng hàm REGEXREPLACE để lọc sạch dữ liệu.

Công thức lọc chỉ giữ lại số:

=TEXT(RIGHT(REGEXREPLACE(A2,"D",""),10),"(###) ###-####")

Sử dụng hàm REGEXREPLACE để loại bỏ ký tự không phải số

Giải thích logic:

• D: Là biểu thức chính quy (Regex) đại diện cho bất kỳ ký tự nào không phải là số.
• REGEXREPLACE(A2, "D", ""): Thay thế tất cả các ký tự không phải số bằng chuỗi rỗng (xóa chúng đi).
• Sau khi có chuỗi số sạch, hàm RIGHT và TEXT hoạt động tương tự như ví dụ trước.

Tách Và Định Dạng Số Máy Lẻ (Extension)

Trường hợp dữ liệu chứa cả số điện thoại chính và số máy lẻ (extension) đòi hỏi kỹ thuật tách chuỗi nâng cao. Chúng ta không thể dùng REGEX xóa hết chữ cái vì sẽ mất dấu hiệu nhận biết extension (thường là “ext”, “x”).

Bước 1: Tách số máy lẻ
Sử dụng hàm TEXTAFTER để lấy phần số sau các ký tự nhận diện extension:

=IFERROR(TRIM(TEXTAFTER(A2,{"ext";"x";"extension"})),"")

Công thức tách riêng phần số máy lẻ ra khỏi chuỗi

Bước 2: Tách và định dạng số chính
Sử dụng TEXTBEFORE để lấy phần trước extension, sau đó làm sạch bằng REGEX:

=TEXT(RIGHT(REGEXREPLACE(IFERROR(TRIM(TEXTBEFORE(A2,{"ext";"x";"extension"})),A2),"D",""),10),"(###) ###-####")

Công thức lấy số điện thoại chính trước phần extension

Phương pháp này đảm bảo bạn giữ lại được cả số chính đã được định dạng đẹp mắt và số máy lẻ ở một cột riêng biệt, phục vụ tốt cho việc nhập liệu vào hệ thống CRM hoặc danh bạ.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Tại sao tôi dùng Custom Formatting nhưng giá trị trong thanh công thức vẫn không đổi?
Custom Formatting chỉ thay đổi cách hiển thị của dữ liệu trên bảng tính, không thay đổi giá trị thực tế được lưu trữ trong bộ nhớ của Excel. Điều này giúp giữ nguyên tính toàn vẹn của dữ liệu gốc để tính toán nếu cần.

2. Làm thế nào để chuyển đổi số đã định dạng bằng Custom Format thành văn bản thật?
Bạn có thể sao chép các ô đã định dạng, sau đó dán sang Notepad và copy ngược lại vào Excel. Hoặc đơn giản hơn, hãy sử dụng hàm TEXT như hướng dẫn trong bài để tạo ra giá trị văn bản mới.

3. Hàm REGEXREPLACE có sẵn trên mọi phiên bản Excel không?
Không. Các hàm REGEX (REGEXEXTRACT, REGEXREPLACE, REGEXTEST) hiện chỉ khả dụng trên Excel cho Microsoft 365 và Excel cho Web. Các phiên bản cũ (2019, 2016) không hỗ trợ hàm này.

4. Tôi có thể định dạng số điện thoại Việt Nam (10 số) bằng cách nào?
Bạn có thể dùng mã Custom Format: #### ### ### (ví dụ: 0912 345 678) hoặc ####.###.### tùy theo quy chuẩn của công ty.

Nguồn Tham Khảo

1. Microsoft Support. “Hàm TEXT trong Excel.” support.microsoft.com.
2. TrumpExcel. “Excel Custom Number Formatting Guide.” trumpexcel.com.
3. Microsoft Office Insider Blog. “New Regular Expression (Regex) Functions in Excel.” insider.office.com.
4. GcfGlobal. “Excel: Formatting Cells.” gcfglobal.org.