Cách Tự Động Điền Ngày Làm Việc (Weekday) Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết và Nâng Cao

Thời gian đọc ước tính: 12 phút

Những điểm chính:

• Sử dụng tính năng Fill Handle để điền nhanh các ngày từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.
• Ứng dụng hàm WORKDAY.INTL để tùy chỉnh ngày nghỉ cuối tuần linh hoạt (ví dụ: chỉ nghỉ Chủ Nhật).
• Khắc phục lỗi mất nút Fill Handle trong phần cài đặt Excel.
• Kỹ thuật loại bỏ ngày lễ (Holidays) khỏi danh sách ngày tự động.

Trong quá trình quản lý dự án, theo dõi tiến độ công việc hoặc phân tích dữ liệu tài chính, việc làm việc với các mốc thời gian là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, một thách thức phổ biến mà người dùng Excel thường gặp phải là nhu cầu loại bỏ các ngày cuối tuần (Thứ Bảy và Chủ Nhật) ra khỏi chuỗi dữ liệu.

Ví dụ, khi lập kế hoạch tiến độ dự án (Gantt chart), bạn chỉ quan tâm đến ngày làm việc thực tế. Hoặc khi theo dõi thị trường chứng khoán, dữ liệu chỉ tồn tại vào các ngày trong tuần. Việc nhập thủ công từng ngày không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn hai phương pháp chính xác và hiệu quả nhất để tự động điền ngày làm việc trong Excel: sử dụng tính năng có sẵn và sử dụng hàm nâng cao.

Sử dụng tính năng ‘Fill Weekday’ trong AutoFill

Excel cung cấp một công cụ tích hợp cực kỳ mạnh mẽ gọi là “Fill Weekdays”. Đây là giải pháp nhanh nhất nếu lịch làm việc của bạn tuân theo tiêu chuẩn quốc tế: làm việc từ Thứ Hai đến Thứ Sáu và nghỉ hai ngày cuối tuần.

Dưới đây là quy trình thực hiện chi tiết từng bước:

Giả sử bạn có một ngày bắt đầu tại ô A1 và muốn tạo danh sách các ngày làm việc tiếp theo ở các ô phía dưới.

Dữ liệu ngày tháng ban đầu tại ô A1 trong Excel

Các bước thực hiện:

1. Chọn ô dữ liệu gốc: Nhấp chuột vào ô A1 chứa ngày bắt đầu.
2. Kích hoạt Fill Handle: Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô đã chọn. Bạn sẽ thấy con trỏ chuột chuyển từ hình chữ thập trắng sang hình dấu cộng màu đen mảnh (+). Đây được gọi là Fill Handle.

Biểu tượng dấu cộng xuất hiện khi đặt con trỏ ở góc dưới bên phải ô chọn

3. Kéo và thả: Nhấn giữ chuột trái và kéo Fill Handle xuống các ô phía dưới để Excel tự động điền dữ liệu. Lúc này, Excel sẽ mặc định điền tất cả các ngày liên tiếp (bao gồm cả cuối tuần).
4. Truy cập Auto Fill Options: Ngay sau khi thả chuột, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ có tên Auto Fill Options xuất hiện ở góc dưới bên phải của vùng dữ liệu vừa điền. Hãy nhấp vào biểu tượng này.

Biểu tượng tùy chọn Autofill xuất hiện sau khi kéo dữ liệu

5. Chọn chế độ ‘Fill Weekdays’: Một danh sách các tùy chọn sẽ hiện ra. Hãy chọn Fill Weekdays (Điền ngày trong tuần).

Lựa chọn tùy chọn Fill Weekday trong menu

Ngay lập tức, Excel sẽ lọc lại danh sách và loại bỏ tất cả các ngày Thứ Bảy và Chủ Nhật, chỉ giữ lại các ngày từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.

Cột dữ liệu sau khi đã được điền chỉ các ngày làm việc trong tuần

Lưu ý quan trọng: Nếu bạn không thấy biểu tượng Auto Fill, bạn có thể thực hiện thao tác tương tự bằng cách vào thẻ Home > nhóm Editing > chọn Fill > chọn Series. Trong hộp thoại hiện ra, chọn Weekdays để đạt kết quả tương tự.

Phương pháp này rất nhanh gọn cho các nhu cầu cơ bản. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của nó là sự cứng nhắc: Excel mặc định “Weekday” luôn là Thứ 2 đến Thứ 6. Nếu công ty bạn làm việc cả Thứ 7, hoặc nghỉ vào Thứ 2, tính năng này sẽ không đáp ứng được. Khi đó, bạn cần sử dụng phương pháp dùng công thức ở phần tiếp theo.

Khắc phục lỗi không hiển thị Fill Handle

Trong một số trường hợp, người dùng báo cáo rằng họ không thấy biểu tượng dấu cộng (Fill Handle) khi đưa chuột vào góc ô. Điều này thường do cài đặt của Excel đã bị vô hiệu hóa tính năng này.

Dưới đây là cách để kích hoạt lại nó:

1. Nhấp vào thẻ File trên thanh công cụ Ribbon.

Nhấn vào tùy chọn File trên thanh công cụ

2. Chọn mục Options (Tùy chọn) ở cuối danh sách. Hộp thoại Excel Options sẽ mở ra.
3. Trong danh sách bên trái, chọn thẻ Advanced (Nâng cao).

Chọn thẻ Advanced trong hộp thoại Excel Options

4. Tìm đến phần Editing options và tích vào ô kiểm Enable fill handle and cell drag and drop (Bật điều khiển điền và kéo thả ô).

Bật tùy chọn Enable fill handle and cell drag and drop

5. Nhấn OK để lưu thiết lập.

Sau khi thực hiện, tính năng kéo thả Fill Handle sẽ hoạt động bình thường trở lại trên bảng tính của bạn.

Sử dụng hàm WORKDAY.INTL cho lịch làm việc tùy chỉnh

Đối với các kế hoạch phức tạp hơn, nơi ngày nghỉ không cố định là Thứ Bảy và Chủ Nhật, hàm WORKDAY.INTL là giải pháp tối ưu. Hàm này cho phép bạn định nghĩa chính xác ngày nào là ngày làm việc và ngày nào là ngày nghỉ.

Cú pháp của hàm như sau:
=WORKDAY.INTL(start_date, days, [weekend], [holidays])

Chúng ta sẽ tập trung vào cách sử dụng hàm này để tạo danh sách ngày làm việc liên tiếp.

Giả sử ô A1 chứa ngày bắt đầu. Tại ô A2, chúng ta sẽ nhập công thức để tính ngày làm việc tiếp theo.

Dữ liệu ngày tháng tại ô A1

Công thức cơ bản để lấy ngày làm việc tiếp theo (nghỉ T7, CN):

=WORKDAY.INTL(A1, 1, "0000011")

Sau khi nhập công thức này vào ô A2, bạn có thể sao chép nó xuống các ô còn lại trong cột.

Công thức để chỉ lấy ngày làm việc trong Excel

Giải thích chi tiết cơ chế hoạt động

Hàm WORKDAY.INTL trong ví dụ trên sử dụng 3 đối số quan trọng:

1. Start_date (A2): Ngày bắt đầu để tính toán (trong công thức kéo xuống, nó sẽ tham chiếu đến ô ngay phía trên).
2. Days (1): Số ngày cần cộng thêm. Vì chúng ta muốn tạo một danh sách liên tục từng ngày một, giá trị này là 1.
3. Weekend (“0000011”): Đây là phần quan trọng nhất tạo nên sự linh hoạt.

Chuỗi ký tự “0000011” là một mã nhị phân gồm 7 chữ số, đại diện cho 7 ngày trong tuần, bắt đầu từ Thứ Hai đến Chủ Nhật.

• 0: Đại diện cho ngày làm việc.
• 1: Đại diện cho ngày nghỉ (cuối tuần).

Phân tích chuỗi “0000011”:

• Thứ 2: 0 (Làm việc)
• Thứ 3: 0 (Làm việc)
• Thứ 4: 0 (Làm việc)
• Thứ 5: 0 (Làm việc)
• Thứ 6: 0 (Làm việc)
• Thứ 7: 1 (Nghỉ)
• Chủ Nhật: 1 (Nghỉ)

Khi hàm WORKDAY.INTL tính toán ngày tiếp theo, nó sẽ kiểm tra chuỗi này. Nếu ngày kết quả rơi vào ngày được đánh dấu là “1”, hàm sẽ tự động nhảy sang ngày tiếp theo cho đến khi gặp ngày được đánh dấu là “0”.

Ứng dụng thực tế: Tùy biến ngày làm việc linh hoạt

Sức mạnh thực sự của phương pháp dùng hàm nằm ở khả năng tùy biến vô hạn. Dưới đây là các ví dụ áp dụng cho các mô hình kinh doanh khác nhau:

Trường hợp 1: Làm việc Thứ 2, Thứ 4, Thứ 6

Nhiều nhân sự bán thời gian hoặc lịch học tập chỉ diễn ra vào các ngày cách nhật. Để tạo danh sách ngày chỉ gồm Thứ 2, 4, 6, bạn thay đổi chuỗi mã như sau:

• Thứ 2 (0), Thứ 3 (1), Thứ 4 (0), Thứ 5 (1), Thứ 6 (0), T7 (1), CN (1)
• Chuỗi mã: “0101011”

Công thức:

=WORKDAY.INTL(A2, 1, "0101011")

Trường hợp 2: Ngành dịch vụ (Nghỉ Thứ 2, làm T3 – CN)

Trong ngành F&B hoặc bán lẻ, nhân viên thường nghỉ vào đầu tuần và làm việc xuyên cuối tuần.

• Chuỗi mã: “1000000” (Chỉ số 1 ở vị trí đầu tiên đại diện cho Thứ Hai là ngày nghỉ).

Công thức:

=WORKDAY.INTL(A2, 1, "1000000")

Trường hợp 3: Chỉ liệt kê ngày cuối tuần

Nếu bạn cần lập danh sách các ngày Thứ 7 và Chủ Nhật để tính lương tăng ca hoặc phụ cấp, bạn đảo ngược logic: đặt ngày thường là 1 (nghỉ) và cuối tuần là 0 (làm).

Công thức:

=WORKDAY.INTL(A2, 1, "1111100")

Cách loại bỏ ngày Lễ (Holidays) khỏi danh sách

Một ưu điểm vượt trội khác của hàm WORKDAY.INTL so với AutoFill là khả năng loại trừ các ngày lễ tết cụ thể. AutoFill không thể biết được ngày Quốc khánh hay Tết Nguyên Đán để bỏ qua, nhưng hàm này thì có.

Để thực hiện, bạn cần tạo một danh sách các ngày lễ ở một vùng riêng biệt trong Excel (ví dụ từ ô K1:K5).

Cập nhật công thức với đối số thứ 4:

=WORKDAY.INTL(A2, 1, "0000011", $K$1:$K$5)

Giải thích:

• $K$1:$K$5: Là vùng chứa các ngày nghỉ lễ. Lưu ý cần cố định vùng này (dùng dấu $) để khi sao chép công thức không bị lệch dòng.
• Khi Excel tính toán ngày tiếp theo, nếu ngày đó rơi vào cuối tuần HOẶC nằm trong danh sách ngày lễ này, nó sẽ tự động bỏ qua và nhảy sang ngày làm việc kế tiếp.

Điều này cực kỳ hữu ích cho bộ phận nhân sự (HR) khi tính công chuẩn hoặc bộ phận kế hoạch khi cam kết ngày giao hàng.

Tổng kết: Nên dùng phương pháp nào?

Để giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng, hãy tham khảo bảng so sánh dưới đây:

Nếu bạn cần một giải pháp nhanh gọn cho báo cáo đơn giản, AutoFill là lựa chọn số một. Tuy nhiên, nếu bạn đang xây dựng một biểu mẫu (template) tái sử dụng nhiều lần, hoặc cần kiểm soát chặt chẽ các ngày nghỉ không cố định, phương pháp sử dụng hàm WORKDAY.INTL sẽ mang lại sự chính xác và chuyên nghiệp cao hơn.

Hy vọng hướng dẫn này đã giúp bạn làm chủ được việc quản lý dữ liệu thời gian trong Excel. Hãy thử áp dụng ngay vào bảng tính của bạn để thấy sự khác biệt về hiệu suất làm việc.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Tại sao tôi kéo Fill Handle nhưng Excel chỉ copy lặp lại một ngày mà không tăng dần?
Điều này xảy ra khi chế độ tính toán của Excel đang ở trạng thái thủ công hoặc bạn chưa chọn đúng tùy chọn Fill Series. Hãy kiểm tra lại biểu tượng Auto Fill Options sau khi kéo và đảm bảo chọn “Fill Series” hoặc “Fill Weekdays” thay vì “Copy Cells”.

2. Hàm WORKDAY.INTL có hoạt động trên Google Sheets không?
Có, hàm WORKDAY.INTL hoàn toàn tương thích và hoạt động tốt trên Google Sheets với cú pháp y hệt như trong Excel. Bạn có thể áp dụng kiến thức trong bài viết này cho cả hai nền tảng.

3. Làm thế nào để tạo chuỗi ngày cách nhau 2 tuần nhưng chỉ vào Thứ Hai?
Bạn có thể kết hợp hàm. Tuy nhiên, cách đơn giản nhất là dùng công thức cộng ngày cơ bản: =A1+14. Nếu A1 là Thứ Hai, kết quả sẽ luôn là Thứ Hai của 2 tuần sau.

4. Chuỗi “0000011” có bắt buộc phải dùng số 0 và 1 không?
Trong hàm WORKDAY.INTL, đối số weekend cũng chấp nhận các con số đơn lẻ quy định sẵn. Ví dụ, số 1 đại diện cho T7 & CN, số 11 đại diện cho chỉ Chủ Nhật. Tuy nhiên, sử dụng chuỗi nhị phân “0000011” giúp bạn dễ hình dung và tùy biến trực quan hơn cho các lịch làm việc phức tạp.

Nguồn tham khảo

1. Microsoft Support. “Hàm WORKDAY.INTL”. https://support.microsoft.com/vi-vn/office/workday-intl-hàm-workday-intl-a378391c-9ba7-4678-8a39-39501bec1f5c
2. ExcelJet. “How to use the WORKDAY.INTL function”. https://exceljet.net/functions/workday.intl-function
3. TrumpExcel. “How to use Fill Handle in Excel”. https://trumpexcel.com/how-to-use-fill-handle-in-excel/