• Home » 
  • Excel Tips » 
  • 5 Cách Xóa Ký Tự Đầu Tiên Trong Chuỗi Excel: Hướng Dẫn Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

5 Cách Xóa Ký Tự Đầu Tiên Trong Chuỗi Excel: Hướng Dẫn Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

By 0
Dữ liệu mẫu cần xóa ký tự đầu tiên khỏi chuỗi văn bản
Table of Contents

Thời gian đọc ước tính: 12 phút

Những điểm chính

  • Đa dạng phương pháp: Áp dụng linh hoạt các hàm (REPLACE, RIGHT, LEN), công cụ có sẵn (Text to Columns, Flash Fill) hoặc lập trình tự động (VBA).
  • Xử lý dữ liệu lớn: Flash Fill và Text to Columns phù hợp cho các tập dữ liệu tĩnh cần xử lý nhanh.
  • Tính động của công thức: Sử dụng hàm giúp dữ liệu tự động cập nhật khi nguồn thay đổi, đảm bảo tính chính xác cho báo cáo.
  • Tự động hóa với VBA: Giải pháp tối ưu cho các tác vụ lặp đi lặp lại hàng ngày mà không cần thao tác thủ công.

Việc xử lý và làm sạch dữ liệu văn bản là một nhiệm vụ thường gặp đối với bất kỳ ai làm việc với bảng tính. Một trong những yêu cầu phổ biến nhất là xóa ký tự đầu tiên trong chuỗi Excel. Tình huống này thường xảy ra khi bạn xuất dữ liệu từ các hệ thống ERP, SQL hoặc phần mềm kế toán, nơi các mã sản phẩm, số điện thoại hoặc ID nhân viên thường bị dính các ký tự thừa như dấu phẩy, dấu gạch ngang hoặc ký hiệu tiền tệ ở đầu.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết 5 phương pháp chính xác để loại bỏ ký tự đầu tiên, giúp dữ liệu trở nên sạch sẽ và sẵn sàng cho việc phân tích.

Dữ liệu mẫu cần xóa ký tự đầu tiên khỏi chuỗi văn bảnDữ liệu mẫu cần xóa ký tự đầu tiên khỏi chuỗi văn bản

1. Sử Dụng Hàm REPLACE Để Thay Thế Ký Tự Đầu Bằng Khoảng Trắng

Phương pháp sử dụng hàm REPLACE được đánh giá là cách tiếp cận trực tiếp và dễ hiểu nhất để xóa bỏ một hoặc nhiều ký tự tại vị trí bất kỳ. Bản chất của phương pháp này là yêu cầu Excel tìm ký tự tại vị trí số 1 và thay thế nó bằng một ký tự rỗng (null character).

Cấu trúc và cách áp dụng hàm REPLACE

Hàm REPLACE cho phép bạn thay đổi một phần của chuỗi văn bản dựa trên số lượng ký tự bạn chỉ định.

Cú pháp:
=REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text)

Trong đó:

  • old_text: Ô chứa dữ liệu gốc cần xử lý.
  • start_num: Vị trí bắt đầu muốn thay thế (trong trường hợp này là 1).
  • num_chars: Số lượng ký tự muốn loại bỏ (là 1 nếu chỉ xóa ký tự đầu).
  • new_text: Ký tự mới sẽ thay thế vào (sử dụng hai dấu ngoặc kép "" để biểu thị rỗng).

Ví dụ thực tế

Giả sử bạn có một danh sách mã hàng tại cột A (ví dụ: “A1234”) và bạn muốn loại bỏ chữ cái “A” đứng đầu. Hãy nhập công thức sau vào ô B2:

=REPLACE(A2,1,1,"")

Hệ thống sẽ bắt đầu từ ký tự thứ nhất, đếm 1 ký tự và thay thế nó bằng khoảng trắng. Kết quả trả về sẽ là “1234”.

Công thức thay thế ký tự đầu tiên bằng khoảng trắngCông thức thay thế ký tự đầu tiên bằng khoảng trắng

Mở rộng: Xóa nhiều ký tự đầu dòng

Tính linh hoạt của hàm REPLACE nằm ở chỗ bạn có thể điều chỉnh tham số num_chars. Nếu dữ liệu của bạn có 2 ký tự thừa ở đầu (ví dụ: “US-999”), bạn chỉ cần sửa công thức thành:

=REPLACE(A2,1,2,"")

Kết quả sẽ loại bỏ cả “U” và “S”, giữ lại “-999” hoặc phần còn lại tùy thuộc vào cấu trúc dữ liệu.

2. Kết Hợp Hàm RIGHT Và LEN Để Trích Xuất Dữ Liệu

Thay vì “xóa” ký tự đầu, phương pháp này tư duy theo hướng “giữ lại” tất cả các ký tự còn lại trừ ký tự đầu tiên. Đây là cách tiếp cận logic sử dụng hai hàm xử lý văn bản cơ bản là RIGHT và LEN.

Nguyên lý hoạt động

  1. Hàm LEN: Đếm tổng số ký tự đang có trong ô (bao gồm cả khoảng trắng).
  2. Phép trừ: Lấy tổng số ký tự trừ đi 1 (ký tự muốn bỏ).
  3. Hàm RIGHT: Trích xuất số lượng ký tự đã tính toán từ phía bên phải của chuỗi.

Áp dụng công thức

Xét bảng dữ liệu mẫu bên dưới, chúng ta cần loại bỏ ký tự đầu tiên khỏi chuỗi:

Nhập công thức sau vào ô kết quả:

=RIGHT(A1,LEN(A1)-1)

Phân tích công thức:

  • Nếu ô A1 chứa “X500” (tổng 4 ký tự).
  • LEN(A1) trả về 4.
  • LEN(A1)-1 trả về 3.
  • RIGHT(A1, 3) sẽ lấy 3 ký tự từ phải sang trái, kết quả là “500”.

Công thức RIGHT để trích xuất tất cả ký tự trừ ký tự đầuCông thức RIGHT để trích xuất tất cả ký tự trừ ký tự đầu

Ưu điểm so với hàm REPLACE

Phương pháp này giúp bạn hiểu rõ hơn về độ dài chuỗi dữ liệu. Đặc biệt trong các trường hợp bạn cần kiểm soát độ dài của mã sản phẩm sau khi cắt, việc kết hợp LEN giúp dễ dàng kiểm tra chéo (cross-check) tính chính xác của dữ liệu đầu ra.

Lưu ý chuyên môn: Nếu ô dữ liệu trống hoặc chỉ chứa đúng 1 ký tự, công thức này có thể trả về lỗi hoặc chuỗi rỗng. Bạn nên kết hợp với hàm IF hoặc IFERROR để xử lý các ngoại lệ này.

3. Sử Dụng Text To Columns Để Tách Ký Tự (Không Cần Công Thức)

Hai phương pháp trên yêu cầu bạn phải tạo một cột phụ để chứa kết quả. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xử lý trực tiếp trên dữ liệu gốc mà không cần thêm cột, tính năng Text to Columns là lựa chọn tối ưu.

Đây là kỹ thuật phân tách dữ liệu dựa trên độ rộng cố định (Fixed Width) hoặc ký tự ngăn cách (Delimiter). Để xóa ký tự đầu, chúng ta sẽ sử dụng chế độ Fixed Width.

Quy trình thực hiện chi tiết

  1. Chọn vùng dữ liệu: Bôi đen các ô chứa văn bản bạn muốn xử lý (ví dụ: cột A).
  2. Truy cập công cụ: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Data (Dữ liệu).

Nhấp vào thẻ DataNhấp vào thẻ Data

  1. Khởi chạy: Nhấn vào biểu tượng Text to Columns trong nhóm Data Tools.

Chọn tùy chọn Text to ColumnsChọn tùy chọn Text to Columns

  1. Thiết lập Wizard (Trình hướng dẫn):
    • Bước 1: Chọn Fixed width (thay vì Delimited mặc định) và nhấn Next.

Bước 1 - Chọn Fixed WidthBước 1 – Chọn Fixed Width

*   **Bước 2:** Trong khung Data preview, hãy đặt con trỏ chuột ngay sau ký tự đầu tiên và nhấp chuột trái. Một đường thẳng đứng sẽ xuất hiện, chia tách ký tự đầu và phần còn lại. Nhấn Next.

Đặt con trỏ tại vị trí muốn tách văn bảnĐặt con trỏ tại vị trí muốn tách văn bản

*   **Bước 3 (Quan trọng):**
    *   Nhấp chọn cột đầu tiên (chứa ký tự muốn xóa) trong khung preview.
    *   Chọn tùy chọn **Do not import column (skip)** ở phía trên.
    *   Phần cột còn lại để mặc định là General hoặc Text.
    *   Ô Destination: Giữ nguyên nếu muốn ghi đè lên dữ liệu cũ, hoặc chọn ô khác nếu muốn xuất ra vị trí mới.

Bước 3 - Chọn Do not import cột đầu tiênBước 3 – Chọn Do not import cột đầu tiên

  1. Hoàn tất: Nhấn Finish.

Cơ chế hoạt động

Excel thực hiện thao tác cắt chuỗi tại vị trí bạn đặt đường kẻ. Bằng việc chọn “Do not import” cho phần bên trái đường kẻ, bạn đã ra lệnh cho Excel loại bỏ hoàn toàn phần đó và chỉ giữ lại phần dữ liệu phía sau. Cách này cực kỳ hiệu quả cho các bộ dữ liệu tĩnh, không yêu cầu cập nhật liên tục.

4. Flash Fill: Kỹ Thuật Tự Động Nhận Diện Mẫu Thông Minh

Flash Fill (tạm dịch: Điền nhanh) là một tính năng đột phá được giới thiệu từ Excel 2013. Tính năng này sử dụng thuật toán nhận diện mẫu (pattern recognition) để đoán định ý định của người dùng và tự động điền dữ liệu cho các ô còn lại.

Đây là phương pháp nhanh nhất nếu bạn không muốn nhớ công thức hay thao tác qua nhiều bước cài đặt.

Các bước thực hiện Flash Fill

Giả sử bạn có cột dữ liệu A chứa các mã như “M70”, “P360” và bạn muốn lấy “70”, “360”.

  1. Tạo mẫu thủ công: Tại ô B1 (ngay cạnh ô A1), hãy gõ thủ công kết quả mong muốn. Ví dụ: Nếu A1 là “M271”, bạn gõ “271” vào B1.

Nhập thủ công giá trị mẫu vào ô đầu tiênNhập thủ công giá trị mẫu vào ô đầu tiên

  1. Cung cấp thêm dữ liệu (nếu cần): Tại ô B2, tiếp tục gõ kết quả mong muốn cho A2. Thường thì khi bạn bắt đầu gõ dòng thứ 2, Excel sẽ hiển thị danh sách gợi ý mờ (màu xám) cho các ô còn lại.

Nhập thủ công giá trị thứ hai để dạy ExcelNhập thủ công giá trị thứ hai để dạy Excel

  1. Kích hoạt:
    • Nếu thấy gợi ý mờ: Nhấn Enter ngay lập tức.
    • Nếu không thấy gợi ý: Chọn ô mẫu, sau đó nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + E.
    • Hoặc kéo Fill Handle (nút vuông nhỏ góc phải dưới ô) xuống cuối danh sách, sau đó nhấn vào biểu tượng Auto Fill Options và chọn Flash Fill.

Chọn tùy chọn Flash Fill trong menu Auto FillChọn tùy chọn Flash Fill trong menu Auto Fill

Lợi ích và Hạn chế

  • Lợi ích: Cực kỳ nhanh, trực quan, không cần kiến thức về hàm.
  • Hạn chế: Dữ liệu đầu ra là dữ liệu tĩnh (giá trị chết). Nếu cột A thay đổi, cột kết quả Flash Fill sẽ không tự cập nhật. Ngoài ra, Flash Fill cần một mẫu logic nhất quán; nếu dữ liệu nguồn quá hỗn loạn, nó có thể đoán sai.

5. Sử Dụng VBA Macro (Cửa Sổ Immediate) Để Xử Lý Hàng Loạt

Đối với những người thường xuyên phải làm sạch dữ liệu và muốn tối ưu hóa quy trình, VBA (Visual Basic for Applications) là công cụ quyền lực nhất. Phương pháp này cho phép bạn tác động trực tiếp lên các ô được chọn mà không cần tạo cột phụ, tương tự như Text to Columns nhưng linh hoạt hơn.

Chúng ta sẽ sử dụng cửa sổ Immediate Window để chạy một dòng lệnh đơn giản mà không cần tạo Module phức tạp.

Mã VBA dùng để xóa ký tự đầu

Dòng lệnh dưới đây sẽ duyệt qua từng ô bạn đang chọn và thực hiện cắt bỏ ký tự đầu tiên:

For Each cell In Selection: cell.Value = Right(cell.Value, Len(cell.Value) - 1): Next cell

Hướng dẫn chạy mã VBA

  1. Chọn vùng dữ liệu: Bôi đen các ô cần xử lý trên bảng tính.
  2. Mở trình soạn thảo VBA: Nhấp chuột phải vào tên Sheet (ở thanh tab phía dưới), chọn View Code. Hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + F11.

Nhấp chuột phải vào tab Sheet và chọn View CodeNhấp chuột phải vào tab Sheet và chọn View Code

  1. Mở Immediate Window: Trên thanh menu của cửa sổ VBA, chọn View > Immediate Window (hoặc nhấn Ctrl + G).

Mở cửa sổ Immediate từ menu ViewMở cửa sổ Immediate từ menu View

  1. Thực thi:
    • Sao chép dòng mã ở trên và dán vào cửa sổ Immediate.
    • Đặt con trỏ chuột ở cuối dòng lệnh.
    • Nhấn Enter.

Dán mã vào Immediate Window và nhấn EnterDán mã vào Immediate Window và nhấn Enter

Ngay lập tức, dữ liệu trong vùng bạn chọn sẽ được cập nhật. Ký tự đầu tiên của mỗi ô sẽ bị loại bỏ.

Cảnh báo quan trọng khi dùng VBA

Hành động thực thi macro thường không thể hoàn tác (Undo) bằng Ctrl + Z. Do đó, bạn nên sao lưu dữ liệu sang một sheet khác hoặc lưu file trước khi chạy mã để tránh mất mát dữ liệu không mong muốn. Phương pháp này xử lý tốt với vài nghìn dòng, nhưng nếu bạn có hàng trăm nghìn dòng, tốc độ có thể bị chậm lại.

So Sánh Nhanh Các Phương Pháp

Để giúp bạn chọn giải pháp phù hợp nhất, dưới đây là bảng so sánh tóm tắt:

Phương pháp Loại kết quả Cần cột phụ? Tự động cập nhật? Độ khó
Hàm REPLACE Công thức Có Có Dễ
Hàm RIGHT/LEN Công thức Có Có Trung bình
Text to Columns Giá trị tĩnh Không Không Trung bình
Flash Fill Giá trị tĩnh Có (thường là cột bên cạnh) Không Rất dễ
VBA Macro Giá trị tĩnh (Ghi đè) Không Không Nâng cao

FAQ: Câu Hỏi Thường Gặp

Tôi có thể xóa ký tự đầu tiên nếu đó là dấu cách (khoảng trắng) không?
Có, tất cả các phương pháp trên đều coi dấu cách là một ký tự. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn xóa khoảng trắng thừa ở đầu và cuối mà không ảnh hưởng đến các ký tự khác, hãy sử dụng hàm TRIM. Ví dụ: =TRIM(A1).

Làm thế nào để xóa 3 ký tự đầu tiên thay vì 1?
Bạn chỉ cần điều chỉnh tham số trong công thức:

  • Với REPLACE: =REPLACE(A1, 1, 3, "")
  • Với RIGHT/LEN: =RIGHT(A1, LEN(A1)-3)

Phương pháp nào tốt nhất cho dữ liệu số bị định dạng văn bản?
Nếu dữ liệu của bạn là số nhưng có dấu nháy đơn ' ở đầu (ví dụ '123), phương pháp Text to Columns là tốt nhất. Nó không chỉ xóa dấu nháy mà còn có bước chuyển đổi định dạng về Number chuẩn xác.

Tôi gặp lỗi #VALUE! khi dùng hàm RIGHT/LEN, nguyên nhân là gì?
Lỗi này thường xảy ra khi ô dữ liệu gốc bị để trống hoặc chứa ít ký tự hơn số lượng bạn muốn xóa (ví dụ: ô chỉ có 1 ký tự nhưng bạn muốn xóa 2). Hãy dùng hàm IFERROR để bẫy lỗi: =IFERROR(RIGHT(A1, LEN(A1)-1), "").

Flash Fill không hoạt động trên Excel của tôi?
Flash Fill chỉ khả dụng từ phiên bản Excel 2013 trở lên. Nếu bạn đang dùng Excel 2010 hoặc cũ hơn, bạn sẽ không tìm thấy tính năng này và buộc phải dùng công thức hoặc Text to Columns.

Nguồn tham khảo

  1. Microsoft Support. “Hàm REPLACE, REPLACEB”. Support.microsoft.com.
  2. Microsoft Support. “Sử dụng Flash Fill trong Excel”. Support.microsoft.com.
  3. TrumpExcel. “5 Ways to Remove the First Character from a String in Excel”. Trumpexcel.com.
  4. Gcfglobal. “Excel Formulas: Text Functions”. Gcfglobal.org.
Edupedia

Related Posts

Leave a Comment

Offcanvas
Offcanvas